Gemeente heeft 'mazzeltje' van krap drie miljoen

Vorige week werd de jaarrekening 2013 besproken in de commissie Planning en Control. De heer Minks van accountantskantoor EY was aanwezig voor toelichting. „Onze controle heeft geresulteerd in een goedkeurende controleverklaring bij de jaarrekening 2013. Naast onze certificerende functie hebben wij, vanuit onze natuurlijke adviesfunctie, de gemeente Edam-Volendam het afgelopen jaar over tal van onderwerpen geïnformeerd onder andere door middel van onze managementletter van 18 maart 2014.

Voor het komende jaar vinden wij het belangrijk dat de gemeente Edam-Volendam prioriteit geeft aan de volgende onderwerpen, bevindingen en adviezen: Waardering grondexploitaties; Juistheid en volledigheid aanbestedingen; SISA (Specifieke uitkeringen gemeenten); Decentralisaties (3 D's = WMO, AWBZ, Jeugdzorg); Invulling control-functie." Dat laatste is op zich niet verwonderlijk als men kijkt naar het 'mazzeltje' van de gemeente van krap drie miljoen.

Een dergelijk mazzeltje kan dus zo omslaan in een tegenvaller, want in de najaarsnota vorig jaar was er nog geen zicht op een dergelijke mazzel. Echter zou de raad eerst moeten kijken waar het werkelijke probleem ligt. Een controller lijkt zo een middeltje tegen een kwaal, maar daar los je de kwaal niet mee op. Het kan wel een waarborg zijn richting fusie, want onze begroting zal daardoor nog meer groeien.

Invulling control-functie

Ter waarborging van een adequate invulling en uitvoering van control-taken heeft de EY de raad in haar voorgaande rapportages gerapporteerd dat zij van mening is dat de verantwoording over de financiële realisatie/voortgang van het beleid inclusief de onderbouwing/onderliggende vastlegging van de informatie (F-control) nog onvoldoende (zichtbaar) is ingebed in de reguliere processen.

Dhr. Minks (EY): „Mede gezien de huidige omstandigheden is het belang van een adequate invulling van de control-taken verder toegenomen. In dit kader benadrukken wij onze aanbeveling om de taken, bevoegdheden en de verantwoordelijkheden inzake F-control van de medewerkers van de afdeling Middelen, waaronder Financiën, Personeel & Organisatie en de integraal managers verder uit te werken en te formaliseren."

Bevindingen interne beheersing

Minks geeft in zijn rapportage voorts aan: „In onze managementletter 2013, uitgebracht aan het college op 18 maart 2014, hebben wij onze bevindingen en aanbevelingen van onze tussentijdse controle 2013 opgenomen. Wij hebben geconstateerd dat de voortgang van de aanbevelingen van zowel uw eigen interne controle als de controle door ons als accountant in mindere mate door de organisatie wordt opgevolgd. Een voorbeeld hiervan zijn de interne controle werkzaamheden ten aanzien van het proces inkoop en aanbesteding. Deze hebben gedurende het jaar niet plaatsgevonden en zijn in een laat stadium door ons uitgevoerd."

Verdeling 'mazzeltje'

Het college zal tijdens het raadsplein van 26 juni het volgende voorstel indienen om het mazzeltje van € 2.977.897,60 te verdelen.

Voorstel:

1. tot kennisnemen van het positief financiële resultaat over 2013 van € 2.977.897,60;


2. te besluiten tot toevoeging aan de bestemde reserve Budgetoverheveling tot een bedrag van € 506.425,15;


3. te besluiten tot vorming van en toevoeging aan een door de gemeenteraad in te stellen bestemde reserve Zorgfonds tot een bedrag van € 500.000,-- zonder jaarlijkse toevoeging van bespaarde financieringsrente;


4. te besluiten tot toevoeging aan de bestemde reserve Structuurfonds tot een bedrag van € 61.000,--;


5. te besluiten tot vorming van en toevoeging aan een door de gemeenteraad in te stellen bestemde reserve rechts- en deskundige adviezen tot een bedrag van € 50.000,-- zonder jaarlijkse toevoeging bespaarde financieringsrente;


6. te besluiten tot toevoeging aan de bestemde reserve frictiekosten regionalisering Brandweer tot een bedrag van € 60.059,--;


7. te besluiten tot vorming van en toevoeging aan een door de gemeenteraad in te stellen bestemde reserve Kinderopvang/Peuterspeelzaalwerk tot een bedrag van € 53.232,03 zonder jaarlijkse toevoeging bespaarde financieringsrente;


8. te besluiten tot toevoeging aan de bestemde reserve Ontwikkeling gebied Harlingenlaan tot een bedrag van € 500.000,-- zonder jaarlijkse toevoeging bespaarde financieringsrente;


9. te besluiten tot vorming van en toevoeging aan een door de gemeenteraad in te stellen bestemde reserve Verbouwing kantine buitendienst tot een bedrag van € 348.900,-- met jaarlijkse toevoeging bespaarde financieringsrente;


10. te besluiten tot vorming van en toevoeging aan een door de gemeenteraad in te stellen bestemde reserve Individueel Loopbaanbudget tot een bedrag van € 88.088,91 zonder jaarlijkse toevoeging bespaarde financieringsrente;


11. te besluiten tot toevoeging aan de bestemde reserve Beschoeiingen/walmuren tot een bedrag van € 54.000,--;


12. te besluiten tot toevoeging aan de bestemde reserve Baggeren tot een bedrag van € 54.000,--;


13. te besluiten tot toevoeging aan de bestemde reserve renovatie Waterdam tot een bedrag van € 200.000,--;


14. te besluiten tot vorming van en toevoeging aan een door de gemeenteraad in te stellen bestemde reserve Verlichting tot een bedrag van € 54.000,-- met jaarlijkse toevoeging bespaarde financieringsrente;


15. te besluiten tot toevoeging aan de Algemene Reserve tot een bedrag van € 448.192,51;


16. te besluiten tot opheffing van de bestemde reserves Tractie brandweermateriaal en Materiaal/installaties Brandweer per 31-12-2013;


17. te besluiten tot opheffing van de bestemde reserve Conjunctuuregalisatiefonds per 1-1-2014 en toevoeging van het saldo van deze bestemde reserve aan de Algemene Reserve per 1-1-2014;


18. te besluiten tot opheffing van de algemene reserve Vastgelegd vermogen per 1-1-2014 en toevoeging van het saldo van deze algemene reserve aan de reguliere Algemene Reserve per 1-1-2014 Tijdens het debat op 26 juni zal blijken of de partijen zullen instemmen met dit lijstje.

Zorgfonds

Wat het meest in het oog springt is vorming van en toevoeging aan een bestemde reserve Zorgfonds van € 500.000,--., Het college motiveert de vorming als volgt: „Per 1 januari 2015 treden de nieuwe wetten WMO 2015 en de Jeugdwet 2015 in werking. Hiermee Komen de uitvoering van een deel van de AWBZ en de gehele Jeugdzorg naar de gemeente. Voor de jeugdzorg geldt ,een jeugdzorgplicht, waarmee er in wezen sprake is van een open-eind regeling (het maakt niet uit of er nog budget is, een gezin heeft recht op hulp en zorg). Een deel van de zorg wordt aangewezen door de rechter en de gemeente dient dit uit te voeren. Daarnaast is niet met zekerheid in te schatten hoeveel gezinnen er per jaar gebruik maken van de jeugdzorg. Ter illustratie: een zwaar jeugdzorgtraject kan € 90.000,--per kind op jaarbasis kosten. Ook dit kan worden aangewezen door een rechter.

Geprobeerd wordt zware zorg te voorkomen door zoveel mogelijk preventief te werken, maar het valt niet uit te sluiten dat dit voorkomt. Voorheen werd de uitvoering van de Jeugdzorg door de Stadsregio gedaan. Uit de laatste cijfers van het Rijk blijkt dat het budget voor e015 en 2016 dat wordt overgeheveld vanul het Rijk substantieel minder is dan de daadwerkelijke uitvoering door de Stads regio kost. Om toch te kunnen voldoen aan onze plichten wordt voorgesteld voor dit doel een bestemde reserve Zorgfonds te vormen en hieraan ten laste van het resultaat 2013 een bedrag toe te voegen van € 500.000,--zodat minimaal aan onze zorgplicht kan worden voldaan. In 2016 zal een herijking plaatsvinden van de middelen op basis van objectieve normen. De inschatting is dat vanaf 2016 het budget dekkend is." Het lijkt zo een prima waarborg te zijn. Helemaal na de presentatie van afgelopen donderdag over de voortgang van de decentralisaties (3 d's).

Echter het werd donderdag duidelijk dat het gaat om een `open einde' regeling. Dus hoeveel het daadwerkelijk gaat kosten is niet bekend. Controle vanuit het management is derhalve van groot belang en daar lijkt het volgens de accountant juist aan te schorten. Nu al gelden vrijmaken zou dan juist averechts kunnen gaan werken.

Analyse financiële positie

Het eigen vermogen, inclusief het resultaat na bestemming, bedraagt per 31-122013 volgens de jaarrekening € 51,6 miljoen. Van de totale reserves ter hoogte van € 51,6 miljoen is € 20,8 miljoen opgenomen als algemene vrije reserve. Het saldo van deze reserve is ten opzichte van 2012 gedaald met € 1,0 miljoen.

Per saldo is gedurende 2013 € 3.256.000 onttrokken aan de reserves. Deze vrijval (ten gunste van het resultaat) vormt samen met het negatieve resultaat voor bestemming (€ 279.000 -/-) het positieve resultaat na bestemming van € 2.978.000.

Kwaliteit van het resultaat

Het rekeningresultaat van 2013 van € 2.978.000 (voordelig) is ten opzichte van het begrote resultaat van nihil met name beïnvloed door een aantal incidentele posten:

• Vrijval bestemmingsreserves Brandweer € 966.000,--.


• Lagere afschrijvingen dan begroot € 1.133.000,--


• Vrijval van voorzieningen van € 225.000,--. Weerstandsvermogen

Het beschikbare weerstandsvermogen bedraagt € 34,2 miljoen. (2012: € 37,3 miljoen). De omvang van de risico bedraagt € 8,2 miljoen (2012: € 7,5 miljoen).

De accountant plaats wel de volgende kanttekening: „Wat opvalt is dat de financiële risico's inzake de 3 D's niet zijn opgenomen in de paragraaf Weerstandsvermogen. Vooralsnog blijkt dat het beschikbare weerstandvermogen, de in kaart gebracht risico's, ruim overschrijdt. Wij benadrukken dat een adequaat systeem van het monitoren en beheersen van de risico's belangrijk is. Hierbij dient tevens rekening te worden gehouden met de risico's van de 3 D's".