Vacature Bestuurssecretaresse voor gemeente Edam-Volendam

Voor het Bestuurssecretariaat van de afdeling Bestuur, Kabinet en Communicatie zijn wij op zoek naar een Bestuurssecretaresse voor 18 uur per week

Over de Gemeente Edam-Volendam

Onze missie is ondernemend en betrokken samenwerken en wordt ondersteund door onze vier kernwaarden; Verbinden, Leiderschap, Wendbaarheid en Vertrouwen. Voor meer informatie hierover ga je naar www.edam-volendam.nl/vacatures.

Wat ga je doen?

Werken op het bestuurssecretariaat Edam-Volendam is een uitdaging. Geen dag is hetzelfde: veelvuldig ad hoc werken, prioriteiten stellen, snel schakelen en doorvragen naar de kern van de zaak is als vanzelfsprekend. Veerkracht en inlevingsvermogen zijn hierbij onmisbaar.

Je bent primair verantwoordelijk voor het agendabeheer van de gemeentesecretaris en secundair van de burgemeester. Verder heb je specifieke taken zoals de voorbereiding en organisatie van de Dodenherdenking in Oosthuizen en bijeenkomsten i.v.m. huwelijksjubilea.

Complex agendabeheer

Ook een stuk complex agendabeheer valt onder jou taken. Deze taken bestaan onder andere uit:

• Het inplannen van de afspraak en alle faciliteiten rondom de afspraak organiseren;


• Het is jouw verantwoording dat de agenda’s kloppen van A tot Z;


• Verbanden leggen tussen de e-mail en agenda en hier naar handelen;


• Op verzoek verstrek je informatie en/of verwijs je door (je bent hierin kritisch en je kunt een goede inschatting maken van de wijze waarop een verzoek moet worden afgehandeld);


• Zelfstandige behandeling e-mail van de gemeentesecretaris en burgemeester;


• Je bent het eerste aanspreekpunt voor mensen van binnen en buiten de organisatie;


• Vervanging van collega’s van het bestuurssecretariaat bij afwezigheid;


• Alle andere voorkomende secretariële taken.

• Je hebt minimaal een secretariële Mbo-opleiding gevolgd;


• Je hebt ervaring op secretarieel gebied, bij voorkeur in een politiek/bestuurlijke omgeving;


• Je bent klantgericht en kunt uitstekend in teamverband samenwerken;


• Je kunt prioriteiten stellen, bent representatief en kunt zowel mondeling als schriftelijk goed communiceren;


• Je bent een zelfstandige collega met organisatorisch inzicht, je weet overzicht te houden en werkt secuur in een digitale omgeving;


• Je hebt goede kennis van en vaardigheid met Outlook, I-babs, Word en Excel;


• Je bent een integer, positief ingesteld en initiatiefrijk persoon;


• Je werkdagen zijn verdeeld over vier dagen, waarbij je in ieder geval op maandag en donderdag werkt.


• Competenties als klantgerichtheid, probleemoplossend vermogen, flexibliteit, zorgvuldigheid en communicatieve vaardigheid zijn jou op het lijf geschreven.

Een leuke, afwisselende functie (18 uur) met verantwoordelijkheid. Naast de mogelijkheid om je verder te ontwikkelen wordt afhankelijk van je kennis, opleiding en ervaring voor deze functie bij een fulltime dienstverband (36 uur) een maximumsalaris van € 2.986,- bruto per maand aangeboden (functieschaal 7) met een aanvullend Individueel Keuze Budget (17,05%). Daarnaast zijn de gebruikelijke gemeentelijke rechtspositieregelingen van toepassing.

Sollicitatieprocedure

Voor meer informatie over deze functie kun je contact opnemen met Cor Kwakman, Coördinator Communicatie, kabinet en bestuurssecretariaat, of voor informatie over de procedure Jeroen Scheijde, P&O Adviseur. Beiden zijn bereikbaar via telefoonnummer 0299-398398. Je reactie met uitgebreide C.V. en motivatiebrief kun je voor 19 september 2018 richten aan vacatures@edam-volendam.nl, onder vermelding van het vacaturenummer PZ-532 | Bestuurssecretaresse.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.