Het proces van informatieverstrekking over de terugvordering van rijksmiddelen voor de opvang van Oekraïense ontheemden (SPUK). Dit RID voorziet in de opvolging van RID 349-186 en bijlage 349-187 (beschikking).

Inleiding

De gemeente Waterland is in 2022, net als alle gemeenten, geconfronteerd met een uitzonderlijke crisissituatie als gevolg van de oorlog in Oekraïne. De opvang van Oekraïense ontheemden vroeg om snelle besluitvorming, uitvoering onder hoge tijdsdruk en het werken met rijksregelingen die op dat moment nog volop in ontwikkeling waren.

In deze context heeft de gemeente gebruikgemaakt van de beschikbare rijksmiddelen via de Specifieke Uitkering (SPUK) Oekraïne. Recent heeft het ministerie van Asiel en Migratie verzocht om een deel van deze middelen terug te betalen. Dit verzoek heeft vragen opgeroepen over het proces van aanvraag, toekenning, wijzigingsbeschikkingen en de wijze waarop hierover richting raad is gecommuniceerd.

Met dit raadsinformatiedocument wordt uw raad geïnformeerd over het proces van informatieverstrekking rondom de terugvordering. Daarbij wordt inzicht gegeven in de feitelijke gang van zaken, de context waarin besluiten zijn genomen en de verbeteringen (die inmiddels zijn doorgevoerd) in het financieel beheer en het informatiebeheer. Het document richt zich op de ambtelijke en financiële processen en beoogt transparantie te bieden over wat is gebeurd, wat hiervan is geleerd en hoe fouten in de toekomst kunnen worden voorkomen.

Samenvatting

Op donderdag 4 december 2025 is uw raad mondeling geïnformeerd over het verzoek van het ministerie van Asiel en Migratie om ongeveer € 1,7 miljoen aan rijksmiddelen terug te betalen. Dit verzoek vloeit voort uit de SPUK-aanvraag Oekraïne 2022.

Sindsdien is een ambtelijke evaluatie uitgevoerd om het feitenrelaas te reconstrueren, de oorzaken te duiden en leerpunten te formuleren. Deze evaluatie richt zich op de ambtelijke en financiële processen.

Context

In 2022 deed zich een uitzonderlijke crisissituatie voor rondom de opvang van Oekraïense ontheemden. Landelijke kaders, uitvoeringspraktijk en kennis over de SPUK-regeling waren in ontwikkeling, zowel bij gemeenten als bij het Rijk. Besluitvorming en uitvoering vonden plaats onder hoge tijdsdruk en met beperkte precedentwerking. Deze context is van belang bij de beoordeling van de aanvraag, de communicatie en de daaropvolgende beschikkingen.

Feitenrelaas in hoofdlijnen

De gemeente Waterland heeft in 2022 een aanvraag ingediend voor rijksmiddelen met betrekking tot de jaren 2022 tot en met 2024. Achteraf is vastgesteld dat een meerjarige aanvraag juridisch niet was toegestaan. Het ministerie heeft bevestigd dat deze aanvraag destijds niet goedgekeurd had mogen worden, maar heeft deze wel geaccordeerd en ook uitbetaald.

Op 29 november 2023 is een wijzigingsbeschikking afgegeven waarin het voorschot werd uitgesplitst over meerdere jaren. Deze beschikking is verzonden zonder oplegger of nadere toelichting. Kort daarop volgde een tweede wijzigingsbeschikking waarin een optelfout werd gecorrigeerd. In de periode daarna vonden diverse financiële mutaties plaats, waaronder ontvangsten, vaststellingen en verrekeningen, zonder dat voor de gemeente volledig duidelijk was welke bedragen al waren verrekend en welke nog openstonden.

Naar aanleiding van de terugbetaling van € 1,7 miljoen heeft de gemeente nadere vragen gesteld aan het ministerie. Het ministerie gaf aan dat verrekening onder voorwaarden mogelijk was, mits dit expliciet werd toegelicht in de aanvraag. Deze werkwijze was echter niet eerder vastgelegd in beschikkingen of andere communicatie-uitingen. Volgens het ministerie had de gemeente deze mogelijkheid kunnen benutten door bij de aanvraag minder bezette bedden op te geven dan daadwerkelijk het geval was.

Op de vraag of deze handelswijze transparant en rechtmatig zou zijn, bevestigde het ministerie dat dit toegestaan was, mits een toelichtende bijlage werd toegevoegd waarin de afwijking werd verklaard. De gemeente was niet op de hoogte van deze procedure en heeft derhalve het werkelijke aantal bezette bedden opgegeven in de aanvraag voor 2024. Dit heeft ertoe geleid dat het ministerie uiteindelijk om terugbetaling van ongeveer € 1,7 miljoen over het jaar 2024 heeft verzocht.

Tijdlijn 2025

Aanvullende tijdlijn – 2025

• 6 november 2025 – Ontvangst van de beschikking van het ministerie met het verzoek tot terugbetaling van € 1,7 miljoen. De beschikking is administratief geregistreerd op naam van een externe inhuurkracht.
• 10 november 2025 – ontvangst van de factuur.
• 24 november 2025 – Informeren van de bestuurder over een terugbetalingsverzoek, met de opdracht om nader te onderzoeken wat de terugbetaling precies betreft en hoe deze is ontstaan.
• 1 december 2025 – De bestuurder wordt geïnformeerd dat het een terugvordering betreft en geen verzoek tot terugstorten van een positief jaarsaldo op de post Oekraïne opvang. De factuur wordt opgevoerd in de financiële administratie en besproken met de afdelingsmanager, gezien de omvang en aard van de uitgave.
• 4 december 2025 – Interne afstemming ter voorbereiding op de raadsvergadering. In de raad wordt melding gemaakt van de terugbetaling, met daarbij de opmerking dat nader onderzoek loopt.
• 6 december 2025 – Na intern onderzoek wordt vastgesteld dat betaling geen risico oplevert voor de liquiditeitspositie van de gemeente. Goedkeuring voor betaling wordt verleend in verband met de uiterlijk vereiste betaaldatum van 9 december 2025.
• 12 december – Het bezwaar is ingediend en loopt nog.
• 15 december 2025 – Gesprek met het ministerie, gericht op duiding van wat er is gebeurd, welke handelingsopties er waren en welke lessen hieruit wederzijds kunnen worden getrokken.
• 18 december 2025 – Interne evaluatiebijeenkomst over de terugbetaling van SPUK-middelen Oekraïne, gericht op het vaststellen van leerpunten en verbetermaatregelen.

Duiding vanuit het ministerie

In het gesprek met het ministerie van Asiel en Migratie is door het ministerie expliciet aangegeven dat de situatie van 2022 in haar context moet worden bezien als een uitzonderlijke crisissituatie. Zowel de aanvraag door de gemeente Waterland als de toekenning door het Rijk zouden, met de kennis van nu, op een andere wijze zijn ingericht.

Het ministerie heeft daarbij erkend dat de communicatie en begeleiding richting gemeenten in deze periode niet vlekkeloos zijn verlopen. Ook is uitgesproken dat het voor gemeenten in deze uitzonderlijke situatie moeilijk was om te overzien wat precies werd verwacht en hoe regelgeving moest worden toegepast, mede gezien het ontbreken van duidelijke kaders en precedentwerking.

Het ministerie heeft aangegeven zich bewust te zijn van deze tekortkomingen en heeft de gemeente Waterland gevraagd om feedback op de gang van zaken, mede met het oog op verbetering van de samenwerking, communicatie en begeleiding richting gemeenten bij toekomstige crisissituaties.

Informatiebeheer

Bij de behandeling van de beschikking van de terugbetaling is geconstateerd dat het document in het informatiesysteem was geregistreerd op naam van een externe inhuurkracht. Deze registratie heeft plaatsgevonden omdat in de functietitel van deze medewerker als enige expliciet een verwijzing naar het Oekraïnedossier voorkwam en er op dat moment geen vaste medewerker met deze taakomschrijving beschikbaar was.

Naar aanleiding hiervan is de werkwijze geëvalueerd. Vastgesteld is dat registratie van stukken op naam van externe inhuur kwetsbaar is, met name bij wisselingen in bezetting. Afgesproken is dat in het nieuwe zaaksysteem documenten en zaken niet langer op naam van externe inhuur worden geregistreerd. Als geen vaste medewerker beschikbaar is, worden stukken voortaan op naam van de betreffende afdeling geregistreerd. De coördinator en de afdelingsmanager zijn dan gezamenlijk verantwoordelijk voor opvolging en borging.

Accountant

De accountant is geen onderdeel van de organisatie en spreekt voor eigen rekening en verantwoordelijkheid. Wel is het terugbetalingsverzoek besproken met de accountant. De conclusie is dat de verantwoording in de SiSa-bijlage correct is en dat de balansposities over 2022 en 2023 juist zijn weergegeven.

“Onderaan de streep had de boeking in april 2024 niet plaats mogen vinden. In jullie P&C cyclus is dit niet tijdig onderkent, aan onze kant hadden we scherper op de boeking moeten inzoomen, omdat het een materiële boeking is”.

Vervolg

Op basis van de ambtelijke evaluatie wordt een vervolgraadsinformatiebrief voorbereid waarin de bevindingen nader worden toegelicht en leerpunten worden benoemd. Deze leerpunten hebben onder meer betrekking op:

• De omgang met crisissubsidies, inclusief toepassing van het zes-ogenprincipe (beleid, financieel en control).
• Interne signalering en controle binnen het financieel beheer.
• Inrichting van informatie- en dossierbeheer.
• Over de toezegging 330 zal de raad in de loop van januari worden geïnformeerd.

Met vriendelijke groet,
burgemeester en wethouders