Overzicht, maatregelen en kosten (€114.000) verbouwing pand Mgr. C. Veermanlaan

Naar aanleiding van onze memo aan u d.d. 17 juli jl. inzake de aanpak van de Arbo-omstandigheden in onze locatie aan de Mgr. C. Veermanlaan, zijn meerdere reacties ontvangen. In reactie hierop informeren wij u als volgt.

Op dinsdag 2 juli 2013 hebben zich meerdere medewerkers bij de Arbo-coördinator gemeld met huidklachten c.q. aandoeningen. De Arbo-coördinator heeft de locatie zo spoedig mogelijk bezocht waarbij bleek dat er bij nog meer medewerkers huidaandoeningen waren. Over deze aandoeningen is direct informatie opgevraagd en specialistisch advies ingewonnen. De bedrijfsarts en de arbeidshygiënist zijn ingeschakeld en geraadpleegd. Snel bleek dat de zichtbare aandoeningen gerelateerd waren aan schimmel en er was bovendien sprake van een onacceptabel risico van verdere besmetting.

Toen met betrokken medewerkers gesprekken werden gevoerd over hun gezondheidsklachten, meldde een medewerker, die een zware medische behandeling had ondergaan met betrekking tot een andere aandoening, dat ook hij een forse huidaandoening heeft opgelopen, mogelijk als gevolg van de schimmelrijke werkomgeving hetgeen risico's met zich meebracht voor het genezingsproces.

In de loop van de tweede helft van de woensdag van 3 juli 2013 kwam bij onze Arbo-coördinator meer gedetailleerde informatie, de analyse van de situatie en de aard van de klachten alsmede het oordeel van de deskundigen binnen. Op grond van het beeld van de situatie dat hierdoor ontstond, besloot deze functionaris om de gemeentesecretaris en de burgemeester die avond nog te informeren over de geconstateerde (ernstige) situatie.

Na het kennisnemen van de informatie en onderling beraad heeft de burgemeester besloten om dezelfde avond nog de wethouders te informeren en de beschikbare informatie ter kennis te brengen alsmede een spoedvergadering van het college te beleggen voor de volgende dag. De volgende dag, donderdag 4 juli, is het college inderdaad bijeengekomen en is in aanwezigheid van een bedrijfsarts en de Arbo-functionaris uitgebreid geïnformeerd over de ontstane situatie. De reeds eerder ingezette maatregelen ter bestrijding van ongedierte bleken onvoldoende soelaas te bieden.

Na een zorgvuldige afweging van de adviezen van de bedrijfsarts en de arbeidshygiënist kwamen wij tot de conclusie vanuit onze verantwoordelijkheid als werkgever dat ter bescherming van onze medewerkers een onmiddellijke en rigoureuze integrale aanpak van de problematiek vereist was. Uiteraard was het qua politiek-bestuurlijke timing lastig (de lopende huisvestingsdiscussie) maar de gezondheid van medewerkers stond voor ons uiteraard voorop en is er in unanimiteit besloten direct in te grijpen. Door de dunnere bezetting als gevolg van de start van de zomervakantie konden de medewerkers van de locatie Veermanlaan snel uitgeplaatst worden over de diverse gemeentelijke locaties.

Dit betekende dat de sectie Werken & Projecten in het Stadskantoor is geplaatst, net als de medewerkers van het bedrijfsbureau en de afdelingshoofden. De medewerkers van de sectie RO zijn geplaatst op de locatie Zeestraat en de opzichters die locatie gebonden werk hebben op de Veermanlaan en de medewerkers van de sectie Bouw & Milieu (met het meest frequente burgercontact op die locatie) zijn in portokabins geplaatst.

Ook is er gekeken of medewerkers geplaatst konden worden in het pand aan de Schepenmakersdijk in Edam. Dat bleek geen goede optie. Het pand heeft ruim twee jaar leeggestaan, er was op dat moment ook sprake van een muizenplaag en nog belangrijker, de benodigde ICT infrastructuur voor directe operationele inzet binnen de systemen van de werkorganisatie is er niet aanwezig: o.a. geen server, geen glasvezelverbinding en het aanleggen daarvan is kostbaar en kost tijd. De kosten van de portokabins aan de Mgr. Veermanlaan (€.5.140,-- ex btw en incl. transportkosten) zijn daarvan in verhouding slechts een fractie.

De onvermijdbare Arbo-aanpassingen die onverwijld moesten plaatsvinden in verband met de zich manifesterende gevaarlijke schimmels en biologische agentia op de locatie Veermanlaan waren overigens niet bouwtechnisch en/of constructief van aard en kunnen, in afwachting van besluitvorming over de totale huisvestingssituatie, gezien worden als aanpassingen voor de korte termijn.

De logistiek ingrijpende werkzaamheden betroffen het verwijderen van biologische agentia door een professioneel bedrijf, het vernieuwen van de plafondplaten (dus niet de constructie), het verwijderen van poreuze materialen, het aanbrengen van een vloerbedekking van gerecycled PVC, die geschikt is om frequent met de voorgeschreven middelen (nat) gereinigd te worden, en het schilderen van de muren met een schimmelwerende muurverf. Deze Arbo-aanpassingen maken het gebouw bouwtechnisch niet beter of slechter, het verbetert enkel de arbeidsomstandigheden waarin de medewerkers moeten werken. De aanpassingen waren vanuit een goed werkgeverschap onvermijdbaar en absoluut niet uit te stellen in afwachting van de politieke huisvestingsdiscussie in de raad.

De werkzaamheden zijn eind augustus gereed en vrijwel geheel door lokale bedrijven uitgevoerd binnen de beschikbare bedrijfsvoeringbudgetten en daartoe bestemde middelen. Aanwending daarvan behoort tot onze bevoegdheid. Wij spreken grote waardering uit voor het team medewerkers dat zich heeft ingespannen om deze klus te klaren.

Het vorenstaande maakt opnieuw duidelijk dat snel keuzes gemaakt dienen te worden met betrekking tot de gemeentelijke huisvesting.

Het college onderschrijft, gelet op het al vorenstaande, het standpunt van GroenLinks in de Nivo van 21 augustus 2013 niet. Het college betreurt dat deze ernstige problematiek wordt betrokken in de huisvestingsdiscussie.

Hieronder treft u de werkelijke kosten aan van de werkzaamheden die noodzakelijk waren aan ons pand aan de Mgr. C. Veermanlaan.

€  2.000   Stroomvoorziening/alarm
€ 18.114    verhuiskosten
€  6.000     verwijderen plafondplaten en vloeren
€  2.300     ongediertebestrijding
€  6.000     industrieel reinigen
€ 12.000   plafondplaten
€ 20.295    Schilderen
€ 42.000    vloerbedekking

Een groot deel van deze kosten valt onder normaal lopend onderhoud en de grote schoonmaak van een kantoorgebouw. Door veel te lang uitstel als gevolg van de huisvestingsdiscussie is er ook lang uitstel van het normale lopend onderhoud geweest. Omdat het nu door de gebleken toename van de schimmels en agentia niet meer houdbaar bleek heeft er stapeling van al eerder noodzakelijk onderhoud moeten plaatsvinden. Er moet ook lopende de besluitvorming en de effectuering van welke uitkomst dan ook veilig in het pand gewerkt kunnen worden. Daarvoor zijn wij verantwoordelijk.

Volendam, 22 augustus 2013 Het College van B&W