4e Voortgangsverslag uitvoering raadsamendement huisvesting gemeente Edam-Volendam
Donderdag 6-2-2014 telefonisch overleg tussen projectleider en ABT inzake het geplande voortgangsoverleg met de nieuwe portefeuillehouder op maandag 10-2-2014 om 10.00 uur. Tevens geeft ABT aan druk bezig te zijn met het maken van het installatieconcept en de uitwerking van het voorlopig ontwerp. De doorlooptijd hiervoor is volgens ABT 4 weken; gerekend vanaf 24-1-2014 zou dit betekenen dat e.e.a. beschikbaar komt uiterlijk 21-2-2014.
Vrijdag 7-2-2014 is uit de portefeuilleverdeling naar voren gekomen dat wethouder Karregat het huisvestingsdossier onder zich krijgt. Hij zal dan ook aan het gesprek met ABT op maandag 10-2-2014 deelnemen.
Maandag 10-2-2014 gesprek ABT met wethouder Karregat, gemeentesecretaris en de adjunct-directeur/projectleider huisvesting. Nieuwe portefeuillehouder is bijgepraat over de stand van zaken en de verdere procesgang van het huisvestingsproject Schepenmakersdijk. Voorlopig ontwerp en conceptversie definitief ontwerp is besproken en de uitgangspunten voor de inhoudelijke benadering van het inrichtingsontwerp zijn besproken. Voor de procesvoortgang meldt ABT dat voor de uitwerking van opdrachtdeel 1a een periode van 4 weken nodig is en voor 1b, gerekend vanaf de (nog te verstrekken) opdracht, een periode van 8 weken. Daarna kan de aanbestedingsprocedure starten. Separaat heeft ABT met de projectleider van de gemeente het concept definitief ontwerp puntsgewijs en gedetailleerd doorgenomen. Er is een afspraak gemaakt voor dinsdag 18-2-2014, 13.00 uur, om het Definitief Ontwerp (DO) aangereikt te krijgen en te bespreken.
Op 17-2-2014 bericht ontvangen van de provincie dat de gemeente gemachtigd wordt tot het doen van de uitgave van in totaal € 900.00,= ten behoeve van de inrichting van het kantoor op de Schepenmakersdijk.
Maandag 17-2-2014 “Ontwerp en ambitieniveau” (DO) per mail ontvangen van ABT ter bespreking op dinsdag 18-2-2014 13.00 uur. Tevens procesmail ABT ontvangen (verzonden 16-2-2014) inzake mogelijke vervolgstappen ter versnelling na DO. ’s Middags DO en procesmail besproken met portefeuillehouder huisvesting wethouder Karregat. In B&W van 18-2-2014 is dit ter verdere besluitvorming besproken.
Dinsdag 18-2-2014 wordt DO besproken tussen ABT en de ambtelijk projectleider van de gemeente. Het DO is akkoord op een aantal keuzes (opties) na en enkele ondergeschikte nog uit te zoeken zaken die in het vervolgtraject (1b) meegenomen kunnen worden. Een alternatieve oplossing voor de 4 grote archiefkasten wordt onderzocht door de sectie DIV. Het te volgen traject voor de aanvraag van de (eventuele) bouwvergunning of melding wordt ambtelijk onderzocht en z.s.m. teruggekoppeld aan de gemeentelijk projectleider. Het college van B&W besluit de vervolgopdracht 1b te verstrekken aan ABT en de procesgang in te zetten, zoals verwoord in de mail van ABT. ABT en ambtenaren van de gemeente voeren een gedetailleerde controle van het voormalige HHNK kantoor uit, gericht op het besproken DO.
Donderdag 20-2-2014 definitieve versie DO ontvangen; hierin zijn aandachtspunten en noodzakelijke keuzes in het vervolgtraject toegevoegd. Opdracht voor onderdeel 1b is verstuurd naar ABT.
Vrijdag 21-2-2014 telefonisch contact gehad met ABT over 80% projectgang uit mail van 16-2-2014. Zowel ABT als de gemeentelijk projectleider voorzien een moeilijk traject met de 80% oplossing, waarbij gepoogd moet worden om de risico’s voor de gemeente zo minimaal als mogelijk te houden.
Maandag 24-2-2014 overleg tussen portefeuillehouder en projectleider over de keuzes in DO ontwerp. Om de voortgang niet te vertragen wordt het volgende ten behoeve van de uitvoering besloten: Het aanpassen van de toiletgroepen en het toepassen van de halfhoge kruisvormige wandelementen wordt in het bestek opgenomen. Het realiseren van de archiefruimte op de tweede verdieping wordt uit het plan gehaald en er wordt een alternatief plan (tegen lagere kosten) gemaakt, waarbij de 4 archiefkasten op het Stadskantoor aan de Van der Knoopdreef worden geplaatst. (subalternatief, los van dit huisvestingsverhaal is de mogelijkheid om de inhoud van 2 van de 4 kasten te digitaliseren). De (lagere) kosten van het alternatief gaan wel ten laste van het uitvoeringskrediet uit het amendement. Het verwijderen van de verbindingsbrug vervalt , d.w.z. deze brug blijft bestaan, maar wordt in de richting van het bestaande woonhuis nu definitief afgewerkt. Het opwaarderen van de gangbare vloerafwerking naar onderhoudsvrije en makkelijk te reinigen (maar duurdere) harde afwerking wordt uit kostenoverweging niet standaard meegenomen maar zal in het bestek optioneel te beprijzen als mogelijk meerwerk worden meegenomen. Datzelfde geldt voor lift. Deze zal ook optioneel in het bestek komen te staan als mogelijk meerwerk ter beheersing van de kosten.
Dinsdag 25-2-2014 is ABT van het standpunt inzake de keuzes in het DO telefonisch op de hoogte gebracht.
Uit de informatie van de gemeentelijke dienst Bouwtoezicht inzake de vergunning verlening is na overleg besloten om de noodzakelijke brandtrap aan de achterzijde van het pand om vergunningtechnische redenen uit het plan te halen. Het plan kan, in combinatie met de gemaakte keuzes voor het handhaven van de verbindingsbrug en afzien van de dakuitbouw t.b.v. de Paternoster(archief)kasten, dan volstaan met een melding. D.w.z. er is geen bouwvergunning (Omgevingsvergunning) vereist. Voor de noodzakelijke brandtrap wordt wel een aparte omgevingsvergunning voorbereid en aangevraagd. De portefeuillehouder is hierover ingelicht.
Met ABT is telefonisch afgesproken dat de gemeente de melding bouwvoornemen zal doen. Door ABT worden de noodzakelijke stukken voor de aanvraag omgevingsvergunning voor de brandtrap aangeleverd, waarna de gemeente voor de aanvraag van die vergunning zorg zal dragen, hetgeen tot kostenverlaging bij ABT kan leiden. Door de projectleider is nog dezelfde dag de melding bouwvoornemen ingediend bij de afdeling VROM. Er is gespecificeerde kostenopgaaf ontvangen van KardexRemstar voor het demonteren, vervoeren en weer monteren van de 4 Paternosterkasten. Het gaat om een bedrag van € 11.962,= excl. BTW. Dit zijn bijkomende kosten die niet vallen onder het bouwbudget.
Dinsdag 4-3-2014 staat er ambtelijk een afspraak gepland tussen de projectleider, ABT en degene die het aanbestedingstraject begeleidt om nader afspraken te maken wie wat doet en wanneer (d.w.z.om e.e.a. ook op tijd richting de aannemers te kunnen zenden) en wat precies opgeleverd zal worden door ABT. Ook zal de keuze van een 5-tal potentiële aannemers worden opgemaakt t.b.v. de meervoudig onderhandse aanbesteding. E.e.a. uiteraard conform het gemeentelijke inkoop- en aanbestedingsbeleid.