1e fusie nieuwsbrief Edam-Volendam-Zeevang van 1 mei 2014

In het Plan van Aanpak is opgenomen dat eens per maand een nieuwsbrief wordt verspreid naar alle medewerkers in beide gemeenten en naar de klankbordgroep, met daarin de belangrijke besluiten en de voortgang van het fusieproces. Voor u ligt de eerste nieuwsbrief in dit kader. De fusie wordt voorbereid door een projectorganisatie. Afgelopen weken is de projectorganisatie gestart en gelijk goed op stoom gekomen: de eerste stuurgroep- en projectgroep vergaderingen zijn geweest, de werkgroepen zijn in oprichting en het Plan van Aanpak – het fusiespoorboekje − zit in de besluitvormingsprocedure.

De stuurgroep bestaat uit de beide burgemeesters, beide gemeentesecretarissen en uit elke gemeente één wethouder. De stuurgroep vergadert circa eens per drie weken, de ene keer in de Edam-Volendam en de andere keer in de Zeevang. De stuur-groep heeft een voorgenomen besluit genomen over het Plan van Aanpak. In het Plan van Aanpak staan richtlijnen, doelstellin-gen, procesaanpak en beheersaspecten over het fusieproces. Vervolgens is het Plan van Aanpak vastgesteld in de colleges, heb-ben de ondernemingsraden advies uitgebracht en hebben de medewerkers via de mail een exemplaar ontvangen. Het Plan van Aanpak is nu aangeboden aan de klankbordgroep. De klankbordgroep is de gezamenlijke vergadering van de Presidia (fractievoorzitters) van beide gemeenten. Op 20 mei a.s. is er een gezamenlijke gemeenteraadsvergadering waarin het Plan van Aanpak de onderlegger vormt voor de aanvraag voorbereidingskrediet die dan ter besluitvorming ligt.

De projectgroep komt wekelijks – ook de ene keer in Edam-Volendam en de andere keer In de Zeevang − bij elkaar. De project-groep bestaat uit beide secretarissen, een afdelingshoofd uit elke gemeente en de procesbegeleider. De projectgroep is verant-woordelijk voor het opleveren van de resultaten uit het Plan van Aanpak en bereidt de besluitvorming voor de stuurgroep voor. De project- en stuurgroep worden ondersteund door een projectondersteuner.

De stuurgroep heeft de werkgroepen en een groot deel van de werkgroepvoorzitters vastgesteld. Een paar werkgroepen zijn al van start gegaan: werkgroep P&O in verband met het sociaal plan en de werkgroepen Toekomstvisie en Dienstverleningsconcept & Besturingsfilosofie. Bedoeling is dat vóór het zomerreces alle werkgroepen zijn gestart.

Onderstaand de vastgestelde werkgroepen op een rij:

• Toekomstvisie


• Dienstverleningsconcept & Besturingsfilosofie


• Harmonisatie


• Huisvesting


• DIV


• I&A


• P&O


• Financiën


• Communicatie

Voor een eenduidige uitstraling en om alle medewerkers en burgers op gelijke wijze te informeren, wordt voor de medewerkers gezamenlijke berichtgeving op beide intranetsites geplaatst en wordt voor de burgers gewerkt aan een internetsite. We streven er naar de internetsite eind mei in de lucht te hebben.