Voortgang Bestuurskrachtonderzoek gemeente Waterland

In maart vorig jaar heeft de gemeenteraad besloten uitvoering te geven aan een aantal aanbevelingen uit het Bestuurskrachtonderzoek "Het Waterlandse goud te gelde maken ': Over de voortgang is uw raad geïnformeerd in juni en november vorig jaar.

Naar aanleiding van de klankbordgroep van 11 januari 2016, is verzocht de raad te informeren over de stand van zaken per aanbeveling.

Aanbeveling 1

"De commissie beveelt de gemeente Waterland aan, haar beleid helderder vast te leggen zodat het voor buitenstaanders bekend kan zijn. De voorgenomen visievorming is daarvoor een natuurlijk startpunt, beleidsvisies op verschillende terreinen zijn er nadere uitwerkingen van. Gebruik daarbij het proces om tot visie te komen als een kans om inwoners, instellingen en bedrijven al vroeg te betrekken zodat er vertrouwen ontstaat in een gezamenlijke uitvoering."

Stand van zaken

Deze aanbeveling wordt in praktijk gebracht. Inmiddels zijn er meerdere visies aan de raad aangeboden en vastgesteld, en wordt er nog aan andere visiedocumenten gewerkt (Toeristische visie, Economische visie, Duurzaamheidsagenda, Nota Grandbeleid, Woonvisie, Omgevingsvisie). Hierbij wordt het proces zeker ook gebruikt om inwoners, instellingen en bedrijven al vroeg te betrekken. Denk daarbij aan de Toeristische visie, de Duurzaamheidsagenda, de Woonvisie en zeker ook de Omgevingsvisie). Het college is voornemens op de ingeslagen weg door te gaan, waarbij nog meer dan voorheen gezocht zal worden naar expliciete en duidelijke bekendmaking van beleid.

Aanbeveling 2

"Het lijkt de commissie uitermate zinvol, dat raad en college (en de ambtelijke organisatie) zich bezinnen op een heldere rolverdeling. Bij dat laatste kan de bedoeling van de wetgever richtinggevend zijn: de raad vertegenwoordigt de samenleving door het stellen van beleidskaders en hij controleert het college op basis van die kaders. Het college bereidt besluitvorming vo or en voert die uit. Omdat het niet gemakkelijk is de eigen rolinvulling te veranderen, is het goed gezamenlijke (informele) momenten te organiseren om dit te bespreken en hierop te reflecteren. Externe begeleiding kan daarbij helpen. Het aanpassen van de setting is ook een middel om tot een andere rolinvulling te komen. De Raad heeft, naast de formele vergaderingen, naar de mening van de visitatiecommissie behoefte aan informeel overleg, onderling en met externe partijen en instellingen, om zo de vertegenwoordigende en kaderstellende rol op een andere manier in te vullen en te voeden."

Stand van zaken

Het college en ambtelijke organisatie hebben het afgelopen najaar met elkaar gesproken over een duidelijker rolverdeling. Eerst is geïnventariseerd welke afspraken er zijn vastgelegd. Dat heeft geresulteerd in heldere afspraken, en het herbevestigen van de sturingsfilosofie. Daarnaast overleggen college en MT met enige regelmaat met elkaar over elkaars rollen en rolbewustzijn, en om elkaar te inspireren op het gebied van strategie, visie en de daarbij passende organisatieontwikkeling. De rolverdeling tussen raad en college wordt enerzijds aan de arde gesteld in de werkgroep "Werkwijze van de Raad", en anderzijds zal er komend voorjaar een bijeenkomst worden georganiseerd tussen raad en college am hierover van gedachten te wisselen. Graag vernemen wij uw input vo or deze bijeenkomst.

Aanbeveling 3

"Voor het geheel aan aanbevelingen rond sturing van samenwerkingsverbanden verwijzen we naar paragraaf 2.3 uit het externe onderzoek waarvan de essentie hierboven is aangegeven."

Stand van zaken

Zie hiervoor het Informatie Raad-document van 13 november. Vanuit de griffie zal verder invulling worden gegeven aan de Nota Verbanden Partijen.

Aanbeveling 4

"De commissie beveelt aan - in het verlengde van haar suggestie bij vraag 1 - om heldere afspraken te maken over de rolverdeling tussen college en ambtelijke organisatie, de plaats van secretaris en MT daarin, en de slagkracht van het MT en daarvan afgeleid: de omvang van het MT. Bij die afspraken valt te denken aan de wijze van overleg tussen MT en College om elkaar te inspireren op het gebied van strategie, visie en de daarbij passende organisatieontwikkeling. Een helder systeem om de ambtelijke (beleids)capaciteit inzichtelijk te maken en een werkprogramma vast te stellen en de juiste prioriteiten te kiezen haart ook bij dit overleg."

Stand van zaken

Deze aanbeveling is in uitvoering. Va or wat betreft de rolverdeling, zie aanbeveling 2. De omvang van het MT is inderdaad fors. Op dit moment wordt er voor gekozen, in afwachting van een duidelijke koersbepaling van de raad, om nu geen grote structuuringrepen te laten plaatsvinden in de organisatie. Dat is als regel een grote operatie, en het college kiest er op dit moment voor de energie anders te richten. Wel vinden er met zekere regelmaat overleggen plaats tussen college en MT op het gebied van strategie, visie en de daarbij behorende organisatieontwikkeling. Hiervoor heeft het MT inmiddels een programma 2016 vastgesteld en in uitvoering genomen. Verder wordt er een werkprogramma 2016 vastgesteld, waarbij inzicht wordt gegeven in de ambtelijke (beleids)capaciteit. Hierbinnen kunnen prioriteiten worden gesteld. Dit programma wordt op korte termijn besproken in een gezamenlijk overleg tussen college en MT.

Aanbeveling 5

"De visitatiecommissie beveelt ten zeerste aan, dat gemeenteraad en college bespreken wat voor soort lokale democratie zij willen hebben en welke rol 'de samenleving' daarin speelt. Het lijkt zinvol, dat de gemeente eerder en actiever betrokken is bij initiatieven vanuit de samenleving. Vooraf kunnen verwachtingen over en weer meer expliciet worden gemaakt, kunnen zowel maatschappelijke als bedrijfsmatige initiatiefnemers hun doelen en belangen helder maken en kan de gemeente kaders aangeven. Door tijdens het proces een sterkere wisselwerking en samenwerking te bevorderen, wordt na afronding de kans op een gezamenlijke uitvoering groter."

Stand van zaken

Voor wat betreft deze aanbeveling heeft u inmiddels het Plan van aanpak Participatie ontvangen. Hierin zullen wij, college en raad, samen optrekken. Om die reden is, naast een projectleider vanuit de organisatie, ook uw griffier een rol toebedeeld. Dit kwartaal zal er een bespreeknotitie Burgerparticipatie worden opgesteld aan de hand van de Participatieladder, die in interactieve sessies met belangrijke stakeholders zal worden besproken. Daarin zal ook de gewenste rol van de kernraden worden meegenomen.

Aanbeveling 6

"De gewenste rol van de kernraden zou helderder magen zijn, zonder dat de rol vo or iedere kernraad uniform hoeft te worden."

Stand van zaken Zie hierboven, bij aanbeveling 5.

Aanbeveling 7

"Neem in de verkenning van samenwerkingsopties (zie hierna) als criterium mee dat er een robuustere ambtelijke organisatie ontstaat waarin de kwetsbaarheid vermindert en (beleids)capaciteit versterkt wordt."

Stand van zaken

Op dit moment is en wordt er nog niet actief met andere gemeenten gesproken over de mogelijkheden voor een robuustere ambtelijke organisatie. In elke regiogemeente vindt weliswaar discussie plaats, maar wij hebben gekozen voor een traject waarin we werken vanuit eigen kracht. Dus we willen graag eerst bepalen wat onze eigen behoefte is, en dan pas met de regio in gesprek gaan over de samenwerkingsmogelijkheden. Daarbij zal ook worden gekeken naar de bestaande samenwerkingsverbanden en de wijze waarop deze nu werken, alsmede naar het tempo en de besluitvorming in andere gemeenten. Dat zal dus na maart gebeuren, maar wel met enige spoed. Het is niet wenselijk dat als gevolg van een hoger tempo in de omgeving, de eigen organisatie in een nadeliger positie zou komen te verkeren.

Aanbeveling 8

"De visitatiecommissie beveelt aan am te komen tot een weloverwogen proces dat leidt tot heldere keuzes over de bestuurlijke en ambtelijke toekomst van de gemeente Waterland. Bij dat proces haart/horen: - het in kaart brengen van de mogelijke vormen van samenwerking, - de voor- en nadelen van deze vormen, - (beleids)inhoudelijke overeenkomsten in opgaven, - de mogelijke partners Op deze wijze zullen enkele opties afvallen en andere opties nader uitgewerkt kunnen worden."

Stand van zaken

Dat is het proces waarin we nu middenin zitten. Op 13 november bent u hierover geïnformeerd via een Informatie Raad-document. Over de samenwerkingsopties kan het volgende worden opgemerkt. De werkgroep wil deze discussie aanvliegen random drie kernvragen over de inhoud van de samenwerking, drijfveren voor de samenwerking, de bestuurlijke vorm en de juridische vorm. De drie kernvragen lui den als volgt:

1. Waarom en op welke soort taken willen we als gemeente samenwerken? Anders gezegd: welke zijn de drijfveren en op welke taken wil de gemeente samenwerken?


2. Welke verhouding willen wij tussen de samenwerkende gemeenten? Welke bestuurskundige vorm past bij de gewenste samenwerking?


3. Hoe kunnen we een-en-ander juridisch adequaat regelen? Welke juridische vorm past het beste bij de drijfveren, taken en verhoudingen?

De eerste kernvraag gaat over taken en drijfveren. Bij taken wordt onderscheid gemaakt in bedrijfsvoering, uitvoerende taken en strategische samenwerking. Bij deze vraag komen ook de drijfveren naar varen, zoals kostenbeheersing, kwaliteitsverhoging, vermindering kwetsbaarheid, vergrating professionaliteit, vergrating klanttevredenheid, versterking strategische positie in regio of het beter aankunnen van grote opgaven. Hierin zal ook worden aangegeven welke samenwerkingsrelaties (met andere gemeenten) er nu al zijn.

De tweede kernvraag gaat over de bestuurskundige vorm. Onderscheid wordt gemaakt in drie (bestuurskundige) bewegingen: uitwisselen of delen, taken verdelen en integreren. De bestuurskundige beweging kent vervolgens meerdere vormen. Kennis delen gebeurt meestal in netwerkvormen. Het verdelen van taken kan in een matrixorganisatie. Integreren van taken kent de meeste vormen, waaronder de centrumgemeente, het shared service centrum, de ambtelijke en de bestuurlijke fusie. De komende periode werken we deze stap nog niet te ver uit. Als er nog enkele opties overblijven, geeft dit ruimte om dit verder af te wegen in de vervolgstap van de regionale verkenning. Het is de bedoeling dat er hierover in het eerste kwartaal van 2016 een advies aan uw raad zal worden gepresenteerd. Va or het maken van bovengenoemde taakanalyse maken we gebruik van de expertise uit de organisatie, maar we willen graag de uitkomsten ook graag toetsen aan een klankbordgroep van raadsleden. Dat doen we op 10 februari.

Aanbeveling 9

"De visitatiecommissie beveelt aan dat de gemeente Waterland andere gemeenten in de regio uitnodigt om samen op bovenstaande wijze de samenwerkingsmogelijkheden te verkennen."

Stand van zaken Zie het antwoord op vraag 7.