Feitenrelaas n.a.v. anonieme mail TrotsEV
Op 20 januari jl. hebben het college van B&W en de fractievoorzitters van de politieke partijen in onze gemeenteraad overleg gehad en besloten om alle informatie die aan de raadsleden en ambtenaren beschikbaar is gesteld, openbaar te maken. Hieronder treft u de tekst aan van de intern aan het personeel verzonden mail; deze is op inhoud gelijk aan het bericht dat naar de raadsleden is gegaan. De bijlage waarnaar verwezen wordt in deze tekst, is als pdf document te downloaden via onderstaande link.
Beste medewerkers van de gemeente Edam-Volendam,
Naar aanleiding van de anonieme mail van TrotsEV hebben jullie de afgelopen periode twee maal een mail van de burgemeester ontvangen. Tot nu toe was de informatie vooral over de gang van zaken. Nu veel zaken zijn uitgezocht en alle fractievoorzitters volledig zijn geïnformeerd, wil het college ook jullie graag berichten over de feiten en de afspraken.
- Op de uitnodiging van de burgemeester aan de afzenders van de mail van Trots EV om in contact te treden, is geen reactie gekomen. Vandaag is er, ook weer anoniem, een bericht op Groot Waterland geplaatst. We vragen daarom opnieuw aan de afzenders om in contact te komen en om het gesprek aan te gaan.
- Het feit dat het een anonieme mail betrof, met delen van informatie uit de gemeentelijke organisatie, geeft het college zorgen over de toegankelijkheid van personeelsinformatie. Iedereen moet erop kunnen vertrouwen dat gegevens over zijn of haar persoonlijke situatie in de gemeentelijke systemen veilig zijn, en vindbaar voor hen die ermee moeten werken, en niet daarbuiten. Waar nodig zullen systeem- en technische aanpassingen worden doorgevoerd.
- De fractievoorzitters hebben van het college een zeer uitgebreide rapportage over alle feiten uit de mail van TrotsEV ontvangen, die is besproken in het overleg van het presidium. Besloten is dat men instemt met de rapportage, voor zover het de zakelijke en procedurele aspecten betreft; er is in dat opzicht conform de geldende regels en landelijke dan wel gemeentelijke richtlijnen gehandeld. Wel willen de fractievoorzitters over de inhoudelijke toepassing en eventuele aanscherping van die regels nader met het college in gesprek. Het feitenrelaas (in de bijlage) willen we ook met jullie delen.
- De verzonden mail en de gang van zaken daar omheen is voor betrokkenen zeer ingrijpend geweest. Omwille van het hogere belang van integriteit en transparantie is toch, ondanks het vertrouwelijke karakter, voor openheid binnen raad en organisatie gekozen. Een dieper onderzoek naar het misbruik van de vertrouwelijke informatie helpt echter op dit moment juist niet om vertrouwen en veiligheid in de organisatie te versterken. Het college zal niet meer ingaan of onderzoek doen naar aanleiding van mails of brieven van anonieme bronnen. Alle energie is gericht op het samen ontwikkelen. Wij gaan er van uit dat iedereen die iets wil zeggen zich vrij voelt dit persoonlijk te doen. Wij willen ieder gesprek aangaan, met open vizier. Daarnaast heeft het aanstellen van (externe) vertrouwenspersonen de hoogste prioriteit.
- De fractievoorzitters en het college vinden dat de ontwikkelingen en veranderingen van de organisatie nog steeds gewenst en noodzakelijk zijn. De koers daarvan willen ze graag voortzetten, waarbij het duidelijk is dat dat gepaard kan gaan met zorgen en onzekerheid bij de medewerkers. Marcel Hermans is aangetrokken om ontwikkelingen in de organisatie in gang te zetten. Hij geniet hierbij de steun en het vertrouwen van het college, van afdelingshoofden en afgaande op de reacties ook van een groot deel van het personeel. Het college is van mening dat hij de juiste persoon is op de juiste plek.
- Voor wat betreft het deel van de rapportage over de cultuur in de organisatie, de wijze van samenwerken en aansturen, hebben de fractievoorzitters nadrukkelijk aandacht gevraagd. In samenhang met de zorg en onzekerheid over (de snelheid van) alle ontwikkelingen, vraagt dat bij een aantal medewerkers om extra aandacht en juist het voeren van goede gesprekken intern en het geven van goede begeleiding. Afgesproken is dat het college daarin nadrukkelijk, samen met de secretaris, de verantwoordelijkheid neemt, en periodiek de fractievoorzitters informeert over de gang van zaken en de gezette stappen ter verbetering.
De anonieme mail heeft veel losgemaakt en op gang gebracht in de gemeentelijke organisatie, en heeft diepe impact gehad op mensen. We weten dat reorganisaties en veranderingen ook veel losmaken, en diepe impact kunnen hebben. We zijn ons daar als college van bewust en we weten ook dat we nog een weg te gaan hebben. Tegelijkertijd zien we ook dat de ontwikkelingen veel energie en creativiteit geven, en kansen bieden aan iedereen die in beweging wil komen; ook als college zetten we samen stappen ten behoeve van die ontwikkeling.
We nodigen alle mensen in de organisatie daarom uit om samen in die ontwikkeling en beweging een aandeel te nemen, om daaraan je eigen persoonlijke bijdrage te leveren: want binnen beginnen is buiten winnen. En daardoor kunnen we als medewerkers van deze organisatie allemaal echt Trots zijn om bij de gemeente te werken!
Klik hier voor het hele feitenrelaas.