Stichting Katholiek Onderwijs Volendam zoekt managementassistent

Stichting Katholiek Onderwijs Volendam zoekt per 1 september 2018 voor ondersteuning op het bestuurskantoor een enthousiaste managementassistent v/m WTF 0,6 / 24 uur. Werktijden in overleg.

De managementassistent werkt op het bestuurskantoor en ondersteunt het bestuur en de bovenschools manager voor het primair onderwijs (BMPO). Daarnaast worden voorkomende werkzaamheden uitgevoerd.

Stichting Katholiek Onderwijs Volendam is verantwoordelijk voor 9 basisscholen en het Don Bosco College, een brede scholengemeenschap voor voortgezet onderwijs in Volendam. Het bestuurskantoor is gesitueerd in het Don Bosco College.

De nieuwe managementassistent:

• Is gastvrij, sociaal, verzorgend en dienstverlenend


• Is flexibel en stressbestendig


• Kan goed organiseren en als het nodig is ook improviseren


• Is accuraat


• Heeft goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid


• Beheerst Office, waaronder Word, Excel


• Heeft affiniteit met het onderwijs


• Heeft minimaal MBO + niveau

• Grotendeels vrij in de schoolvakanties


• Flexibele werktijden


• Vakantiegeld en eindejaarsuitkering


• Fietsenplan

Ga dan naar www.deskov.nl voor meer informatie over de functieomschrijving, de stichting en de scholen. De functie is ingeschaald in schaal 6, bij een volledige aanstelling van WTF 1,0 bedraagt het brutosalaris maximaal € 2.626,- excl. vakantiegeld en eindejaarsuitkering.

Heeft u interesse, dan kunt u tot en met 13 juli uw brief en CV mailen naar het bestuur van de SKO Volendam: info@deskov.nl

De sollicitatiegesprekken vinden plaats op dinsdag 17 juli vanaf 13.00 uur in het Don Bosco College aan de Heideweg 2 te Volendam.

Management assistent

1. Functie-informatie
Functienaam: Management assistent
Salarisschaal: 6
Werkterrein: Managementondersteuning
Opleiding: Opleiding MBO +

2. Context
De werkzaamheden worden verricht binnen een bestuursbureau van een onderwijsinstelling voor primair en voortgezet onderwijs. De managementassistent verleent management- en secretariële ondersteuning, beheert het archief van het bovenschools management en bestuur en stelt managementinformatie samen.

3. Resultaatgebieden

• Management- en secretariële ondersteuning
  
  
  
  • Verzorgt de correspondentie voor het bestuur en het bovenschools management aan de hand van concepten of volgens opdracht voor de opstelling van brieven, mededelingen e.d., voegt naar eigen inzicht voor de afhandeling benodigde bescheiden bij;
  
  
  • Bereidt in concept correspondentie van algemene aard voor, typt verlangde bescheiden, legt een en ander ter ondertekening voor en draagt zorg voor de verdere afhandeling van correspondentie (kopiëren, distribueren etc);
  
  
  • Is verantwoordelijk voor het registreren en distribueren van de post/mail;
  
  
  • Deelt in overleg de agenda in, bewaakt de agenda, houdt daarbij rekening met het belang/vertrouwelijkheid van te maken afspraken, attendeert op afspraken;
  
  
  • Neemt telefoongesprekken voor het bestuur en het bovenschools management aan, noteert of geeft boodschappen door, verstrekt eventueel informatie aan de hand van beschikbare gegevens;
  
  
  • Bereidt administratief/organisatorisch vergaderingen en andere bijeenkomsten voor;
  
  
  • Notuleert vergaderingen en besprekingen, werkt de notulen uit of maakt verslagen;
  
  
  
  


• Archiefbeheer bestuur en (bovenschools) management
  
  
  
  • Verzamelt gegevens en overzichten ten behoeve van jaarverslagen;
  
  
  • Legt naar onderwerp of project werk- en vergaderdossiers aan en houdt deze bij;
  
  
  • Bergt bescheiden op, resp. verstrekt op aanvraag informatie daar uit;
  
  
  • Houdt het (werk)archief ordelijk en toegankelijk.
  
  
  
  


• Samenstellen managementinformatie
  
  
  
  • Verwerkt en verzamelt gegevens in/uit diverse administratieve systemen en stelt periodiek overzichten op;
  
  
  • Maakt op verzoek overzichten in het kader van managementinformatie.
  
  
  
  


• Algemeen beheer
  
  
  
  • Ontvangt gasten met koffie/thee
  
  
  • Verzorgt taken van huishoudelijke aard;
  
  
  • Houdt de voorraad kantoorbenodigdheden, koffie/thee, postzegels e.d. bij en doet de inkopen/bestellingen;
  
  
  
  

• Bevoegdheden: werkt zelfstandig aan bovengenoemde resultaatgebieden onder verantwoordelijkheid van de Uitvoerend Bestuurder;


• Verantwoording: aan de Uitvoerend Bestuurder over de tijdigheid, juistheid en zorgvuldigheid van verleende management- en secretariële ondersteuning, van
  archiefbeheer en van samengestelde managementinformatie;


• Kader: administratieve en procedurele werkafspraken en voorschriften;

• Flexibel;


• Kennis van procedurele en administratieve organisatie;


• Digitaal vaardig (met name in Word en Excel), het notuleren van vergaderingen, hetuitwerken van notulen en het naar eigen inzicht concipiëren van brieven;


• Vaardigheid in het toegankelijk maken en bijhouden van archieven en werkdossiers;


• Vaardigheid in het communiceren zowel mondeling als schriftelijk.

• Met de Uitvoerend Bestuurder en de Bovenschools manager PO;


• Met het Toezichthoudend Bestuur;


• Met de directie van het DBC en de directies van de basisscholen;


• Met de stafmedewerkers van het bestuurskantoor en de administratie van het DBC;


• Met de GMR van de basisscholen en de MR van het DBC;


• Met diverse instanties;


• Met derden om (agenda)afspraken te maken;


• Met derden over de secretariële afhandeling van zaken, om informatie uit te wisselen over inhoud en voortgang van in behandeling zijnde onderwerpen.