1e kwartaalmemo reflectie co-creatie/participatie N247
Het bureau VINU heeft opdracht lopende het vervolgonderzoek het co-creatieproces te evalueren.
Elk kwartaal zullen zij een korte memo opleveren met daarin hun bevindingen en aanbevelingen.
De evaluatie moet antwoord geven op de volgende onderzoeksvragen:
- Hoe ervaren de betrokken stakeholders het co-creatieproces? Wat zijn hun percepties van het proces?
- Wat is de meerwaarde van het co-creatieproces bij de N247 in deze projectfase? Ga hierbij in op de inhoudelijke uitkomsten en keuzes, de rolinvulling van de deelnemers, de meerwaarde in relatie tot de (tijds)investering van de partijen, de doorlooptijd van het project, de samenwerking en de communicatie.
- Wat zijn de leereffecten van het project? Hoe kunnen deze lessen worden toegepast in andere complexe projecten met meerdere stakeholders en belangen?
- In hoeverre worden de lessen uit de evaluatie van 2018 toegepast in het huidige participatieproces?
1e kwartaalmemo reflectie co-creatie/participatie N247
Aan Dorpsraad Broek in Waterland en Provincie Noord-Holland
Van Joris Tensen, Paul Laudy
Plaats/Datum Leiden, 23 juli 2021
Aanleiding, doel en opbouw van deze memo
De studie voor een onderdoorgang N247 Waterland is een onderdeel van het programma Bereikbaarheid Waterland. In dit programma werken de provincie Noord-Holland en de Vervoerregio Amsterdam samen met de gemeenten Waterland, Purmerend, Edam-Volendam en Amsterdam aan de bereikbaarheid en de verkeersveiligheid in de regio Waterland.
Provincie Noord-Holland en de Dorpsraad Broek in Waterland werken in co-creatie aan een ontwerp voor de verdiepte ligging van de N247. Aan VINU is gevraagd dit proces te evalueren en de meerwaarde van deze aanpak en de leerpunten voor de toekomst te beschrijven. Die evaluatie krijgt zijn beslag in een rapportage na afloop van het proces, in het voorjaar van 2022. Om ook tussentijds verbeterpunten te kunnen signaleren is VINU gevraagd ieder kwartaal reflecties op het verloop van co-creatie en participatie tot dan toe in een bondige memo te vatten. Voor u ligt de eerste van deze memo’s met reflectie op de fase van april 2021 tot en met juni 2021.
In deze memo schetsen we eerst de fase waarin het participatieproces zich nu bevindt. Vervolgens bespreken wij de organisatie: daarbij draait het om de vraag hoe co-creatie en gezamenlijk opdrachtgeverschap zijn ingericht. Daarna volgt reflectie op het bredere participatieproces. Voor beide beschrijven wij gemaakte afspraken en geobserveerde activiteiten. Tot slot reflecteert VINU op die observaties en geven we (tussentijdse) adviezen voor het vervolg.
Waar staan we nu?
Op het moment van schrijven van deze eerste memo (juli 2021) zijn het ontwerpproces en de participatie pas net begonnen. Besluitvorming door Provinciale Staten vindt naar verwachting plaats medio 2022. In april is het project officieel gestart en in juni zijn de eerste twee openbare bijeenkomsten voor belangstellenden door Arcadis georganiseerd. VINU was daar aanwezig en heeft in de afgelopen periode op diverse momenten gesproken met de Dorpsraad, de Provincie en Arcadis.
Organisatie
Afspraken en opdrachtgeverschap
Het doel van de co-creatie is voor Provincie en Dorpsraad om samen tot een gedragen voorstel voor een onderdoorgang van de N247 te komen. De belangrijkste afspraken over de weg daar naar toe zijn opgenomen in het ‘Participatiedraaiboek’. De Dorpsraad, de Provincie en Arcadis hebben dit draaiboek samen vastgesteld. Het draaiboek beschrijft de opzet en inrichting van het participatieproces voor de vervolgstudie en is bedoeld als leidraad voor het participatieproces. Het draaiboek beschrijft co-creatie
als de samenwerking van Provincie en Dorpsraad. De Dorpsraad treedt op als mede-opdrachtgever. Dit houdt in dat zij direct betrokken is bij de uitvoering van de vervolgstudie en bijvoorbeeld meebeslist over het proces.1 De inhoudelijke samenwerking met de omgeving, de participatie, verloopt via openbare bijeenkomsten en zit op het niveau van raadplegen en adviseren. Eind 2016 hebben Provincie en Dorpsraad het document 'Samenwerkingsafspraken co-creatie fase onderdoorgang Broek in Waterland (N247)’ vastgesteld. Dit document geldt onveranderd als basis voor de samenwerking tussen Provincie en Dorpsraad in de huidige fase.
Beide opdrachtgevers noemen de volgende voorwaarden voor een succesvolle studie: de Dorpsraad is representatief voor Broek; de Dorpsraad kan als volwaardig partner de keuzes in de studie verdedigen; de Dorpsraad wordt als opdrachtgever goed gehoord. Partijen moeten het echt met zijn drieën doen: gezamenlijk zijn ze de hoeders van de zorgvuldigheid van het proces. Dat meten zij af aan de mate van vertrouwen in elkaar tijdens en aan het eind van de rit.
Activiteiten
In april 2021 vond de Project Start Up als "kick-off" van het project plaats. Arcadis organiseerde twee (identieke) sessies: één op 1 april voor het kernteam van de provincie en de projectpartners en één op 6 april voor de leden van de Dorpsraad en haar werkgroep. In gezamenlijke opdrachtgevers-overleggen is daarna onder andere het participatiedraaiboek opgesteld.
Reflectie
In de gekozen vorm van co-creatie zijn Provincie en Dorpsraad gezamenlijk opdrachtgever richting Arcadis als opdrachtnemer. Daarmee is de samenwerking van opdrachtgevers met opdrachtnemer van belang, maar is ook de rolverdeling en samenwerking tussen beide opdrachtgevers onderling aan de orde. De co-creatie is in de afgelopen periode moeizamer van start gegaan dan verwacht, vinden alle drie de partijen. Beide opdrachtgevers ervaren hun onderlinge samenwerking als goed.
De samenwerking met opdrachtnemer verloopt in het begin soms stroever. Dat heeft echter ook impact op (andere) ervaringen rondom het gedeelde opdrachtgeverschap. Een van de oorzaken is discussie over zakelijke afspraken van de Provincie met de opdrachtnemer waar het gaat om de scope van de opdracht. Hierdoor is weerstand ontstaan bij Provincie en Dorpsraad, die zich ook op andere momenten manifesteert.
De Dorpsraad ervaart druk op de agenda’s: er zijn behoorlijk veel overleggen, hetgeen de kans op ruis versterkt. Zo was de Dorpsraad onduidelijk wat de agenda van de kick-off bijeenkomst was en wie deze zou voorzitten. De communicatie en afstemming hierover vanuit de opdrachtnemer kan op sommige momenten beter. De Dorpsraad voelt zich hierdoor niet altijd volwaardig opdrachtgever. Het contact met de opdrachtnemer verloopt vanuit de Dorpsraad meestal via de Provincie. De organisatie en voorbereiding van het gezamenlijk opdrachtgeversoverleg verloopt heel informeel. Dat is voor de sfeer prettig, maar geeft ook minder structuur en houvast aan het overleg.
Tussentijdse adviezen
- Scheidt contractuele zaken va het ontwerpproces. Bespreek deze als Provincie en Arcadis als contractpartners separaat en dus (bij uitzondering) zonder betrokkenheid van de Dorpsraad. Zo kan elke partij zich beter concentreren op de eigen rol in de samenwerking;
- De opdrachtgeversrol van de Dorpsraad kan versterkt worden door het gezamenlijk
opdrachtgeversoverleg gestructureerd vorm te geven en voor te bereiden. We adviseren Dorpsraad en Provincie concrete afspraken te maken over de voorbereiding van het overleg (denk bijvoorbeeld aan de totstandkoming van de agenda en voorzittersrol); - Zorg voor één aanspreekpunt bij Arcadis voor de Dorpsraad en duidelijke communicatie vanuit opdrachtnemer over planningen et cetera;
- Communiceer als Dorpsraad proactief met opdrachtnemer en niet uitsluitend via (de projectleider van) de Provincie. Het opdrachtgeversoverleg is hier een ideale gelegenheid voor.
Participatieproces
Afspraken en participatie
De inzet van de Provincie en de Dorpsraad is om de participatie rondom de N247 tot een succes te maken. Het draaiboek beschrijft het doel van het participatieproces als ‘het creëren van draagvlak voor de studieresultaten en het vergroten van begrip van het ontwerp en de effecten’. Opdrachtgevers geven aan dat de participatie een succes is wanneer iedereen het gevoel heeft goed meegenomen te worden en dat gegeven input gebruikt wordt. Daarbij is duidelijkheid bij deelnemers over kaders en de mate van invloed. De Dorpsraad noemt ook dat iedereen zich kan vinden in het definitief ontwerp en dat het als een product van allen voelt.
Activiteiten
Arcadis heeft verschillende sessies georganiseerd om ‘klanteisen’ op te halen bij stakeholders. Beide opdrachtgevers zijn hier steeds bij betrokken. De meest in het oog springende sessies zijn de ‘ateliers’: op 9 en 10 juni 2021 zijn de eerste twee openbare bijeenkomsten georganiseerd voor belangstellenden. Elk rond een eigen thema: de eindsituatie (ontwerp) respectievelijk de bouwfase. Tijdens de bijeenkomsten hebben aanwezigen proces- en systeemeisen geformuleerd waaraan het ontwerp moet gaan voldoen. Vanwege Covid-19 betrof het digitaal georganiseerde bijeenkomsten.
Reflectie
De beelden over een succesvol participatieproces lopen deels nog uiteen. Men noemt een transparant en gedragen proces als kenmerk. Maar ook dat de uiteindelijke keuze voor een ontwerp door iedereen gedragen wordt. Een ogenschijnlijk achterliggend belang blijft daarbij overigens impliciet: dat de onderdoorgang er komt als alternatief voor een bovengrondse variant.
Dat bij gesprekken met stakeholders beide opdrachtgevers betrokken zijn, kan bijdragen aan de perceptie van gelijkwaardig opdrachtgeverschap. Rolvastheid is dan wel van belang. In bijvoorbeeld een gesprek over klanteisen vanuit de Provincie is de Dorpsraad in principe toehoorder, maar mengt zich actief in het gesprek. De vraag kan gesteld worden of aanwezigheid en/of inbreng van beide opdrachtgevers op elk moment noodzakelijk is.
De opkomst tijdens de ateliers is redelijk goed, hoewel er minder deelnemers zijn dan aanmeldingen. Minus de ‘insiders’ (mensen van Arcadis, Provincie, Dorpsraad en VINU) zijn er ondanks de noodzakelijke digitale werkvorm en het uitstekende zomerweer circa 20 deelnemers per bijeenkomst. De informele ‘inloop’ van de bijeenkomst zorgt voor een ontspannen sfeer. De Dorpsraad heeft als mede-opdrachtgever geen duidelijke rol bij de start van de bijeenkomst. De bijeenkomsten zitten goed in elkaar met heldere presentaties en uitleg. Het doel en de spelregels worden benoemd, met daarbij de aansporing ‘doe mee, niks is fout’. Iedereen kan bijdragen in een veilige omgeving: er wordt gewezen op een zeker vertrouwelijk karakter en er is geen opname gemaakt.
Plenair is gelegenheid om vragen te stellen. De deelnemers gebruiken hiervoor de chatfunctie, waarna Arcadis en Provincie op een centraal moment de vragen beantwoorden. Het plenaire deel verloopt daarmee ordelijk maar echte interactie blijft uit.
In het programma is veel tijd en aandacht voor een toelichting op de wijze waarop klanteisen (SMART) geformuleerd moeten worden. Dat zorgt uiteraard voor de meest bruikbare opbrengst, maar de sterke focus op de methodiek leidt bij sommige deelnemers tot verminderd enthousiasme.
De sfeer in de deelsessies is goed, na wat onwennigheid en een enkel probleem met de techniek in het begin tijdens het eerste atelier. De ‘Mentimeter’ zorgt er voor dat iedereen een bijdrage kan doen en dat zaken in een willekeurige volgorde aan de orde komen. Het blijft wel ‘ophalen’: de werkvorm laat weinig ruimte voor interactie. De deelnemers merken ook op dat ze nu weinig meekrijgen van de inbreng in de parallelle sessies. Dat wringt omdat de samenstelling van de groepen andersoortig is: directe aanwonenden, overige bewoners Broek en overige belanghebbenden zitten in drie verschillende groepen.
Tussentijdse adviezen
- Spreek (nog eens) expliciet met elkaar uit dat de participatie een succes is wanneer een transparant proces heeft plaatsgevonden en de uitkomst logisch navolgbaar tot stand is gekomen. Ook als niet iedereen het uiteindelijke ontwerp de beste keuze vindt;
- Maak bij gesprekken met stakeholders expliciet de afweging of beide opdrachtgevers aanwezig moeten zijn en welke rol dan past bij de positie van óf Dorpsraad óf Provincie;
- Positioneer de Dorpsraad op participatiebijeenkomsten nadrukkelijker als medeopdrachtgever, bijvoorbeeld door een rol in de aftrap van de bijeenkomst;
Op naar een volgende fase
Co-creatie en participatie voor de N247 zijn goed van start gegaan. Alle betrokkenen tonen veel inzet en streven naar gezamenlijk succes. Bovenstaande tussentijdse adviezen kunnen zorgen voor een nog beter vervolg. Iedereen hoopt op ‘live’ bijeenkomsten na de zomer als de situatie rondom Covid-19 die dan toe staat. Ook VINU sluit zich daar graag bij aan. Dan kunnen wij in een volgend memo terugkijken op wederom productieve bijeenkomsten, maar dan niet via het beeldscherm en wellicht zelfs met een borrel na afloop.