Via deze raadsinformatiebrief informeert het college u over het contact met de sportverenigingen over de staat van onderhoud van de buitensport complexen en de vrijwilligers binnen de verenigingen. Daarnaast wil het college u ook informeren over de voorgenomen invoering van nieuwe gebruikersovereenkomsten, algemene bepalingen en demarcatie voor het onderhoud van de (buiten)sportvelden.

Inleiding

De gemeente Edam-Volendam heeft sport en bewegen hoog in het vaandel staan. De gemeente heeft meerdere sportparken waar de buitensportverenigingen en scholen veilig gebruik van kunnen maken. Voor een veilig gebruik van de sportparken is frequent onderhoud nodig. Voor het onderhoud wordt uitgegaan dat de sportvoorzieningen voldoen aan de eisen en normen die worden gesteld door de sportbonden vertegenwoordigd via NOC*NSF. De frequentie van het onderhoud conform het gestelde onderhoudsniveau is vastgelegd in het meerjarig onderhoudsplan (MJOP) 2024-2027. In november 2023 heeft de gemeenteraad dit vastgesteld in het accommodatiebeleid.

Na het vaststellen van het accommodatiebeleid is de gemeente gestart met het ontwerp van herziene gebruikersovereenkomsten. Er zijn op dit moment namelijk veel verschillende afspraken tussen de diverse verenigingen en de gemeente. Veelal zijn afspraken historisch gegroeid, maar niet of niet goed vastgelegd. Deze verschillen gelden ook voor de afspraken over wie verantwoordelijk is voor welke onderhoudswerkzaamheden. Over de voorgang van dit proces is het Sportplatform in de reguliere vergaderingen tussentijds geïnformeerd.

Brief en gesprek verenigingen

Op 15 april jl. hebben de voorzitters van S.V. Kwadijk, V.V. Oosthuizen, EVC, RKAV en TV Dijkzicht via een brief hun zorgen geuit over de in hun ogen zorgelijke staat van onderhoud van de sportvelden. Ook hebben zij een signaal afgegeven over het teruglopende aantal vrijwilligers binnen de verenigingen. Vrijwilligers die niet alleen voor het organiseren van de sport maar ook voor het onderhoud van de sportparken zeer belangrijk zijn.

Om suggesties op te halen voor de demarcatie van de onderhoudswerkzaamheden en de alternatieve oplossingen voor het onderhoud in relatie tot het vrijwilligerstekort heeft een gesprek met wethouder Tuijp plaats gevonden. In dit gesprek is door de verenigingen ook uitgesproken dat er onvrede heerst richting de gemeente over de communicatie en het niet snel/adequaat oppakken van meldingen/reparaties. De ambtelijke organisatie heeft in gesprek erkend dat de communicatie beter kan en moet en dat de meldingen adequater opgepakt kunnen worden. Hiertoe zet de ambtelijke organisatie ook al stappen. Een van die stappen is het centraliseren van taken, budget en mandaat bij 1 afdeling zodat er minder afstemming nodig is tussen de verschillende afdelingen. Het constructieve gesprek is afgesloten met de afspraak om actief met de verenigingen toe te werken naar toekomstbestendige afspraken.

Afspraken voor de toekomst

Het opstellen van een nieuwe gebruiksovereenkomst voor de buitensportverenigingen in Edam-Volendam inclusief demarcatielijst (kruisjeslijst), waarin de taken en verantwoordelijkheden van de onderhoudswerkzaamheden tussen gemeente en verenigingen worden vastgelegd, kan uitkomst bieden. De gemeente is begin 2024 gestart met een inventarisatie van alle verschillende afspraken in de huidige gebruikers overeenkomsten. Op basis van deze inventarisatie en een standaard format vanuit de Vereniging Sport en Gemeenten (VSG) wil de gemeente samen met de verenigingen komen tot nieuwe gebruikersovereenkomsten, algemene bepalingen en een demarcatie voor het onderhoud.

In het kort moeten deze nieuwe overeenkomsten zorgen voor:

• Juridisch en fiscaal actualiseren en maximaliseren van uniformiteit.
• Duidelijke afspraken over taken en verantwoordelijkheden, voorkomen van verschillen in interpretatie.
• Formaliseren van afspraken m.b.t. onderhoud door het opnemen van demarcatielijst als onderdeel van de overeenkomst.
• Duidelijke tekening of kaart van wat de verenigingen in gebruik hebben en wat hun eigendom is.
• Overeenkomst op basis van een VSG format.

Proces

Om samen met de verenigingen te komen tot deze nieuwe overeenkomsten en afspraken wordt het volgende proces doorlopen.

• De verenigingen hebben de concept demarcatielijst ontvangen en daarbij een uitnodiging voor een dialooggesprek. Hiervoor komt een medewerker van de gemeente langs bij de vereniging om de informatie op te halen en door te nemen.
• Vervolgens zullen de opmerkingen en suggesties van de verenigingen ambtelijke afgestemd worden.
• De opmerkingen en suggesties van de verenigingen worden gebundeld in een nota van inlichtingen en voorzien van een reactie, dan wel aanpassing van de demarcatielijst.
• De aangepaste versie van de demarcatielijst wordt samen met de concept gebruikersovereenkomst en Algemene bepalingen nogmaals toegezonden aan de verenigingen en er volgt een tweede dialooggesprek.
• Interne ambtelijke afstemming en vervolgens terugkoppeling via een nota van inlichtingen en eventuele aanpassing van de stukken aan verenigingen.
• De nota’s van inlichtingen worden betrokken bij de besluitvorming.
• Conceptovereenkomst, Algemene bepalingen en demarcatie definitief vaststellen door College
• Per vereniging de stukken opmaken en aanbieden ter ondertekening.

De verwachting is dat de herziene overeenkomsten en bijbehorende stukken medio september ter besluitvorming aan het college worden voorgelegd. De ingangsdatum en ondertekening van de overeenkomsten tussen gemeente en verenigingen zal daarna in onderling overleg afgestemd worden.

Met vriendelijke groet,
Het college van burgemeester en wethouders van Edam-Volendam