Kosten nieuw stadskantoor worden geraamd op zestien miljoen euro

Kosten nieuw stadskantoor worden geraamd op zestien miljoen euro
In de gemeenteraadsvergadering van donderdag 25 maart a.s. zal de nieuwbouw van het Stadskantoor nabij de CAI-mast op de agenda staan. In de raadsvergadering van 23 oktober 2003 is door de raad een krediet beschikbaar gesteld van € 57.000,-- dat is aangewend voor het laten verrichten van een onderzoek op basis waarvan een locatiekeuze voor huisvesting van de ambtelijke en bestuurlijke organisatie kan worden gemaakt. Het rapport en de conclusies zijn besproken in de vergadering van de commissie Algemene Zaken van 15 januari jl. Het onderzoek naar de mogelijke locaties ivoor huisvesting van de gemeentelijke ambtelijke en bestuurlijke organisatie door ABC-Bouwmanagement BV heeft een duidelijke voorkeur opgeleverd voor nieuwbouw van het stadskantoor nabij de CAI-mast aan de Dijkgraaf Poschlaan. Dit geldt voor zowel de gebruiksmogelijkheden, waarbij alle diensten zoveel mogelijk onder één dak worden verricht als voor i de uiteindelijke exploitatie.
In de conclusie van het rapport staat dit als volgt verwoord: "In het vergelijk van de jaarlijkse lasten is optie A (nieuwbouw nabij de CAI-mast) de goedkoopste variant, gevolgd door optie F (handhaven stadskantoor, rest naar NZH-terrein). Van belang voor de uiteindelijke keuze is het gewicht wat gegeven moet worden aan de wens van een gecentraliseerde huisvesting".

Projectorganisatie
Gelet op de duur van het project en het feit, dat het de bedoeling is om het project te laten begeleiden door een adviesbureau die tevens kosten en kwaliteit bewaakt, is B&W voornemens de uitvoering van dit project zoveel mogelijk in de bestaande overlegvormen in te passen. Dat betekent in de praktijk het volgende. Voorgesteld wordt om onderscheid te maken in:
1) Projectgroep
2) Klankbordgroepen
3) Werkgroepen

Voorbereidingskrediet
Ter uitvoering van de vervolgstappen in dit proces is een voorbereidingskrediet noodzakelijk. Gebruikelijk is hierbij uit te gaan van 10% van de geraamde kosten voor de realisering van een bouwproject als het onderhavige. De totale bouwkosten van het stadskantoor zijn geraamd op € 15.550.675,--. Voorts is rekening gehouden met € 460.000,-- extra kosten vanwege de brandweerkazerne Volendam. Op grond hiervan wordt de raad verzocht een voorbereidingskrediet van 10% van dit bedrag t.w. (na afronding) € 1.600.000,--. In de meerjarenbegroting is voor 2005 hiervoor een bedrag opgenomen in het prioriteiten- programma. Voor 2004 zullen de lasten hiervan ten laste worden gebracht van de bestemde reserve herhuisvesting ambtelijke organisatie. Er is geen rekening gehouden met eventueel andere functies naast de huidige van de gemeentelijke huisvesting. Aan de hand van de nadere uitwerking in het programma van eisen zal o.a. worden bezien of nabij de centrale huisvesting ook onderdak zal worden geboden aan de brandweer in Edam. Dit is tot nu toe niet meegenomen in de raming.

Financiële consequenties voorgenomen besluit
Het vaststellen van een voorbereidingskrediet is een eerste stap die leidt tot een uiteindelijk voorstel voor een bouwkrediet. Voor een goede afweging is het noodzakelijk nu reeds een inschatting te maken van de uiteindelijke omvang van de financiële consequenties. Bij de raadsstukken treffen de raadsleden een toelichting aan hoe de uiteindelijke kosten kunnen worden verwerkt in de gemeentelijke begroting. In de afweging van het college heeft men gerealiseerd dat ook het niet kiezen van een locatie voor een nieuw stadskantoor uiteindelijk naast efficiency problemen een aanzienlijke kostenpost zal opleveren, omdat door de groei van de gemeente investeringen in de ambtelijke huisvesting en inrichting van werkplekken onvermijdbaar zijn gelet op de staat van een belangrijk deel van deze voorzieningen. Niet uitgesloten is dat dit op termijn leidt tot hogere kosten ten opzichte van nieuwbouw en het uiteindelijk een doodlopende weg zal blijken te zijn.

Tijdelijke voorzieningen
Zoals het voorlopige tijdpad kan worden gelezen zal het nog enige tijd duren alvorens beschikt kan worden over nieuwe werkruimte voor de ambtelijke en bestuurlijke organisatie. Door de beperkte ruimte in het Stadskantoor wordt de bedrijfsvoering belemmerd. Om dit op te lossen wordt voorgesteld om een krediet van € 75.000,- beschikbaar te stellen voor het aanpassen van een van de koepels zodat hier op tijdelijke basis enkele werkplekken worden gecreëerd. De kosten zijn als volgt geraamd:

- Aanneemsom              € 20.000,00
- Installatiewerk            € 5.000,00
- Vloerbedekking           € 5.000,00
- Brandveiligheidsvoorz.  € 5.000,00
- Inrichting                   € 15.000,00
- Airco                         € 10.000,00
                                  € 60.000,00
BTW 19%                     € 11.400,00
Subtotaal                     € 71.400,00
Onvoorzien                   € 3.600,00
Totaal                         € 75.000,00

Samenvattend advies. Aan de raad wordt voorgesteld:

• In te stemmen met de keuze voor de locatie nabij de CAI-mast ten behoeve van nieuwe huisvesting voor de ambtelijke en bestuurlijke organisatie.
• In te stemmen met de voorgestelde projectmatige aanpak.
• Een krediet beschikbaar te stellen van € 1.600.000,-- ten behoeve van de voorbereiding van de bouw van een nieuw stadskantoor, herinrichting gemeentewerf, enz. en de lasten voor 2004 ten laste te brengen van de post Reserve herhuisvesting organisatie.
• Een bedrag van € 75.000,-- beschikbaar te stellen ten behoeve van het tijdelijk inrichten van een koepel in het stadskantoor als werkruimte en de lasten voor 2004 ten laste te brengen van de post onvoorzien.