Inhoudelijke evaluatie en financiele verantwoording crisisopvang vluchtelingen Monnickendam
Inleiding
Zoals u weet heeft de gemeente in de periode van 9 tim 15 oktober jl. crisisopvang verleend aan een groep van 150 vluchtelingen in sporthal 't Spil in Monnickendam. Bij de crisisopvang waren - naast de vluchtelingen zelf - veel mensen betrokken, zoals de Teamleiding Bevolkingsopvang van de veiligheidsregio, vrijwilligers, medewerkers van de gemeente (assistenten), de plaatselijke huisartsen en het crisisteam (bestaande uit de burgemeester, de gemeentesecretaris, de projectleider, de coordinator Teamleiding Bevolkingsopvang, het afdelingshoofd AJZ en Communicatie). Alle betrokkenen hebben keihard gewerkt om de opvang tot een succes te maken.
De verschillende betrokkenen is gevraagd om de crisisopvang te evalueren. Dit heeft de nodige input opgeleverd. Deze treft u onderstaand aan. Daar waar nodig en mogelijk zijn ten aanzien van de aangevoerde aandachtspunten, kort conclusies en aanbevelingen aangegeven.
Tenslotte is het van belang om de crisisopvang financieel te verantwoorden. Er zijn immers de nodige kosten gemaakt. Daar staat tegenover dat het CentraalOrgaan Opvang Asielzoekers (COA) een bijdrage verstrekt voor de crisisopvang van vluchtelingen door gemeenten. Een overzicht van kosten en baten treft u hieronder aan.
Inhoudelijke evaluatie
De evaluatie is tot stand gekomen in goede samenwerking met de verschillende partijen. Input is gevraagd van de Teamleiding Bevolkingsopvang, de vrijwilligers, de gemeentelijke ssistenten en de projectleiding. De vele informatie die we hebben ontvangen, is voor de leesbaarheid kort samengevat en op thema gerubriceerd (zoals voorbereiding, organisatie, etenl drinken, vrijwilligers, medische zorg).
Verder hebben wij de evaluatie zoveel mogelijk voorzien van duidelijke conclusies en aanbevelingen. Als je mensen immers vraagt om input te leveren voor een evaluatie, dan is het ook belangrijk om te laten weten wat je met de informatie doet. Daarnaast worden de aanbevelingen ingebed in het draaiboek crisisopvang en de rampenbestrijdingsorganisatie. Het doel is uiteraard om te leren van deze ervaring en om crisisopvang een volgende keer (nog) beter en soepeler te laten verlopen.
Wij hebben de inhoudelijke evaluatie toegezonden aan alle betrokkenen met een begeleidende brief Daarmee ziet men wat er wordt gedaan met de input. Tevens gaf ons dat de mogelijkheid iedereen nog eens van harte te bedanken voor de inzet en specifiek aandacht te besteden aan eventuele behoefte aan nazorg.
Overzicht kosten en baten
Onderstaand treft u het financiele overzicht aan van kosten en baten van de crisisopvang. Zoals u kunt zien zijn de kosten van de crisisopvang binnen het door het COA beschikbaar gestelde krediet gebleven.
De ervaring heeft wel geleerd dat er een volgende keer bespaard kan worden op de ambtelijke uren en - kosten. Veel medewerkers hebben zich als gemeentelijk vrijwilliger (assistent) aangemeld en hebben diensten gedraaid. Vanuit de organisatie is dit ook aangemoedigd. Vervolgens bleek echter snel dat ook vanuit de bevolking zich zeer veel vrijwilligers aanmeldden, nog meer dan het aantal vluchtelingen. De organisatie van de vrijwilligers vanuit De Bolder verliep goed en professioneel, mede door de inzet van coördinators met kennis en ervaring op verschillende vlakken. Een volgende keer zou dan ook volstaan kunnen worden met de vrijwilligersorganisatie en minder gemeentelijke assistenten. Uiteraard gaat het dan niet om het gemeentelijke crisisteam en de noodzakelijk inzet van onze buitendienst. De gemeentelijk assistenten hebben overigens een prima rol vervuld als verbinding tussen het Team Bevolkingsopvang en het crisisteam en tussen het Team Bevolkingsopvang en de vrijwilligersorganisatie.
Daarnaast wordt opgemerkt dat het vanuit opleidings- en trainingsoogpunt uitstekend is geweest om de gemeentelijke assistenten in te zetten bij de crisisopvang, zowel wat betreft rampenbestrijding als het werken binnen een crisisorganisatie.
Vervolg
Met de crisisopvang hebben wij, samen met enkele andere regiogemeenten, voldaan aan de eerste roep om opvang van de vele vluchtelingen die ons land binnen komen. Het gaat daarbij om het bieden van bed, bad en brood gedurende een korte termijn (72 uur of een meervoud daarvan). Inmiddels ligt de focus veel meer op een snellere doorstroming van vluchtelingen naar langduriger opvang, zoals noodopvang (6 tot 12 maanden), tijdelijke opvang (1 tot 2 jaar), asielzoekerscentra (AZC, vanaf 2 jaar) en permanente huisvesting voor verblijfsgerechtigden. Dit is namelijk humaner en efficienter. Overigens kan crisisopvang ook in 2016 nog steeds noodzakelijk zijn (of worden) en het is dus mogelijk dat de gemeenten daartoe (hernieuwde) verzoeken krijgen van het COA.
Inmiddels zijn wij, op verzoek van het eOA en de veiligheidsregio, bezig met een zogenoemde papieren inventarisatie van locaties die in aanmerking kunnen komen voor noodopvang, tijdelijke opvang en opvang voor alleenstaande minderjarige vreemdelingen (AMV-ers). Op basis van een vragenlijst van het COA wordt daarbij onderzocht of locaties geschikt zijn (te maken) voor langduriger opvang. Uiteraard betrekken wij uw raad daar nauw bij via de klankbordgroep Opvang Vluchtelingen.
Burgemeester en wethouders Waterland
Gedetailleerde inhoudelijke evaluatie
Het crisisopvangteam (burgemeester, gemeentesecretaris, projectleider, coördinator Team Bevolkingsopvang, communicatie- en ondersteuningsmedewerkers) heeft een evaluatiebijeenkomst gehouden op 9 november 2015. Daarin zijn alle opmerkingen en punten van vrijwilligers, teamleiding, gemeentemedewerkers, projectleiding en crisisopvangteam, besproken. Hieronder vindt u een overzicht van de geconstateerde punten waaruit wij lering kunnen trekken voor een eventuele volgende keer dat de gemeente Waterland met crisisopvang te maken krijgt. Daar waar mogelijk geven wij tevens aan wat wij concreet met de aandachtspunten doen.
1. Voorbereiding
a. Meer tijd tussen besluit en aanmelding bij COA
De tijd tussen het besluit tot het voorbereiden van de crisisopvang en de aanmelding daarvan bij het COA was 3 dagen. Binnen die tijd moesten o.a. omwonenden (op ruime schaal) via een huis-aan-huisbrief worden geïnformeerd en een informatieavond worden georganiseerd.
Conclusie/aanbeveling: Een korte voorbereidingstijd heeft nadelen, maar in dit specifieke geval ook voordelen. Zit er namelijk veel tijd tussen besluit, inloopavond, aanmelding COA en aankomst vluchtelingen, dan leidt dat vaak tot twijfels, discussies en kan het onderwerp gaan gisten, bij bevolking en direct omwonenden, maar ook bij groepen, die kwaad in de zin hebben. Dat leert helaas ook de ervaring in sommige andere gemeenten. Verder gaat het om crisisopvang en dat heeft nu eenmaal in zich dat er geen of weinig voorbereidingstijd is. Als er een ramp gebeurt en bewoners moeten tijdelijk worden opgevangen, dan moet dat ook per direct. Uiteraard krijgen de aandachtspunten uit deze evaluatie wel een duidelijke plek zodat een volgende keer direct duidelijkheid is t.a.v. structuur, bevoegdheden, taken e.d.
b. Meer tijd tussen aanmelding COA en ontvangst vluchtelingen
Die tijd was minder dan een dag, op vrijdagochtend werd aangemeld en vrijdagavond kwam de groep vluchtelingen aan. Op die ene dag moesten nog veel omvangrijke en kostbare zaken worden geregeld en besteld, zoals catering, beveiliging, meubilair, etc. Er was daardoor niet of nauwelijks tijd om offertes op te vragen en te vergelijken, laat staan om na te denken over vormen van sponsering. Daarmee hadden kosten kunnen worden bespaard.
Conclusie/aanbeveling: Mocht er opnieuw crisisopvang voor vluchtelingen worden geboden, dan dient de tijd tussen aanmelding en ontvangst minimaal 2 werkdagen te zijn. Die tijd is nodig voor offerteaanvragen, sponsormogelijkheden e.d., waarmee kosten bespaard worden. Daarnaast geeft het meer lucht voor het opzetten van een gedegen organisatiestructuur, bevoegdheden- en taakverdeling. Actie: opnemen in draaiboek.
c. Ontvangst van vluchtelingen niet in of vlak voor het weekend
Door de aanmelding en ontvangst op vrijdag, was de bereikbaarheid en inzet van bedrijven en gemeentelijke diensten lastig. Op die vrijdag zelf, maar vooral ook in het aansluitende weekend. Daarnaast leidt het tot extra kosten, zoals weekendtoeslagen e.d.
Conclusie/aanbeveling: Mocht er opnieuw crisisopvang voor vluchtelingen worden geboden, dan dient de ontvangst bij voorkeur in de eerste helft van de werkweek, plaats te vinden en niet in of vlak voor het weekend. Actie: opnemen in draaiboek.
d. Bereikbaarheid/openstelling gemeentehuis
Het gemeentehuis is na sporthal ’t Spil als tweede locatie aangewezen voor crisisopvang. Mocht er een calamiteit zijn tijdens crisisopvang in ’t Spil dan moeten mensen opgevangen worden in het gemeentehuis. De bereikbaarheid/openstelling van het gemeentehuis was echter op de vrijdagavond en een groot deel van de zaterdag niet gewaarborgd. Slechts enkele personen hadden toegang tot het gebouw. Pas op zaterdagmiddag was het gebouw toegankelijk voor de crisisorganisatie.
Conclusie/aanbeveling: Mocht er opnieuw crisisopvang in ’t Spil noodzakelijk zijn, dan dient vanaf dat moment de gehele crisisorganisatie (inclusief gemeentelijk personeel) direct toegang te hebben tot het gemeentehuis als 2e opvanglocatie. Daarvoor dienen de noodzakelijke autorisaties (toegang met badge) te worden uitgebreid. Actie: opnemen in draaiboek.
2. Organisatie/coördinatie
a. Zorg voor een organigram, waaruit blijkt wie bevoegd is tot het nemen van beslissingen en wie wie vervangt bij afwezigheid/onbereikbaarheid.
Conclusie/aanbeveling: deze is opgesteld en wordt toegevoegd aan het draaiboek.
b. Werk met korte taakomschrijvingen (hooguit 1 A4-tje)
Conclusie/aanbeveling: deze worden opgesteld en toegevoegd aan het draaiboek.
c. Zorg dat een aantal mensen getraind is in crisissituaties
Conclusie/aanbeveling: dit wordt meegenomen in de rampenbestrijdingsorganisatie.
d. Maak zoveel mogelijk templates/formats, zoals logboek, waslijst etc.
Conclusie/aanbeveling: deze worden opgesteld en toegevoegd aan het draaiboek.
e. Telefoonlijsten zijn essentieel, met wie waarvoor verantwoordelijk is en ingeschakeld kan worden.
Conclusie/aanbeveling: deze worden opgesteld en toegevoegd aan het draaiboek.
f. Overlegvormen en –momenten vooraf vastleggen en communiceren, waaronder ook overdrachtsmomenten tussen verschillende shifts
Conclusie/aanbeveling: dit wordt opgesteld en toegevoegd aan het draaiboek.
g. Werk met verschillende kleuren hesjes voor verschillende teams.
Conclusie/aanbeveling: dit wordt meegenomen in de rampenbestrijdingsorganisatie en toegevoegd aan het draaiboek.
h. Vooraf teams samenstellen voor opbouw en afbouw
Conclusie/aanbeveling: vooral de afbouw kwam dit keer neer op slechts enkele mensen, nadat de vluchtelingen weer waren vertrokken. Voorgesteld wordt om het hoofd van de gemeentelijke buitendienst hierin de leiding te geven. Hij onderhoudt daarbij nauw contact met de projectleider (ivm noodzakelijke investeringen en budgetbeheer). Dit wordt toegevoegd aan het draaiboek.
i. Meer controle bij ingang sporthal
Conclusie/aanbeveling: hesjes en armbandjes innemen na afloop van de dienst, zodat alleen mensen aanwezig zijn die zijn ingeroosterd. Dit wordt toegevoegd aan het draaiboek.
j. Stel huisregels op in de taal van de vluchtelingen
Conclusie/aanbeveling: het gaat dan vooral om het schoonhouden van de sanitaire voorzieningen, de avondklok van 22.00 uur, roken, etc. Dit wordt toegevoegd aan het draaiboek.
k. Grote investeringen/kosten alleen na fiat van projectleider
Conclusie/aanbeveling: de gemeentelijk projectleider is tevens budgetbeheerder. Alleen hij/zij kan goedkeuring verlenen aan grote investeringen en kosten (alles buiten het pinpas-gebruik om voor dagelijkse boodschappen). Dat ging een paar keer bijna verkeerd omdat teamleiders en/of medewerkers zelfstandig verplichtingen aangingen (o.a. wasserijservice, catering, schoonmaakdienst). Dit wordt in het draaiboek benadrukt.
3. Eten en drinken
a. Alleen de warme maaltijden door een cateraar laten verzorgen.
De ervaring heeft geleerd dat de warme maaltijden werden gewaardeerd, maar dat de broodmaaltijden en het drinken veel minder aftrek vonden, waardoor er veel overbleef.
Conclusie/aanbeveling: dit wordt toegevoegd aan het draaiboek.
b. Brood/beleg/drinken naar behoefte inkopen bij plaatselijke winkels en door de gasten zelf laten smeren/samenstellen Dit is om te voorkomen dat er eten en drinken weggegooid moet worden en onnodige kosten worden gemaakt.
Conclusie/aanbeveling: dit wordt toegevoegd aan het draaiboek.
c. Eén contactpersoon voor catering en inkoop brood/beleg/drinken
Deze kan bepalen hoeveel warme maaltijden er op een dag moeten komen en houdt nauw contact met de cateraar. Tevens regelt deze contactpersoon de broodmaaltijden door inkoop bij plaatselijke winkels. Via dagelijks overleg met teamleiding en vluchtelingen wordt daarbij zoveel mogelijk maatwerk geleverd (aantallen en wensen).
Conclusie/aanbeveling: als contactpersoon wordt voorgesteld de hoofdbode van het gemeentehuis. Deze heeft ervaring met catering voor grote groepen en het verzorgen van broodmaaltijden en drinken. De hoofdbode onderhoudt nauw contact met de projectleider (ivm budgetbeheer). Dit wordt toegevoegd aan het draaiboek.
4. Vrijwilligers
a. Meer duidelijkheid over de taken
Conclusie/aanbeveling: via De Bolder vindt de aanmelding en inzet/inroostering van vrijwilligers plaats. Uit de groep vrijwilligers worden gericht coördinatoren geselecteerd, die de kunst verstaan om te coördineren/leiding te geven, die kunnen zorgen voor gerichte en efficiënte inzet/inroostering van vrijwilligers, die weten om te gaan met calamiteiten en die zorgen voor continuïteit en warme overdracht van taken. Dit wordt toegevoegd aan het draaiboek.
b. Inname en uitgifte van goederen op een andere locatie dan de sporthal
Conclusie/aanbeveling: om te voorkomen dat dit aspect veel tijd en energie vraagt van vrijwilligers en teamleiding ter plaatse en omwille van de veiligheid, wordt dit ingericht bij de Bolder. Dit wordt toegevoegd aan het draaiboek.
c. Inname en uitgifte van goederen gedurende beperkt aantal uren per dag
Conclusie/aanbeveling: hoewel dit is voorgesteld, is dit in ieder geval voor de inname van goederen niet verstandig. We zijn afhankelijk van de vrijgevigheid van burgers en bedrijven. Daarnaast is gebleken dat de behoefte aan goederen per uur kan verschillen. Het beperken van de innametijden past daar niet bij.
5. Omgang met vluchtelingen
a. Informeer vooraf medewerkers en vrijwilligers over de cultuur en gewoonten van de groep, dat zorgt voor begrip en voorkomt risico’s
Conclusie/aanbeveling: dit wordt toegevoegd aan het draaiboek.
b. Zet de vluchtelingen zelf in bij taken en klussen, ze vervelen zich en willen graag meehelpen
Conclusie/aanbeveling: het gaat dan om zaken als het opruimen van de eetzaal na de maaltijd en (extra) schoonmaak van de sanitaire voorzieningen. Daarvoor is dagelijkse communicatie nodig tussen teamleiding, vluchtelingen en vrijwilligers coördinators (welke taken zijn er en wie wil er meehelpen). Dit wordt toegevoegd aan het draaiboek.
c. Spreek medewerkers en vrijwilligers direct aan als de omgang met de vluchtelingen niet goed
verloopt.
Conclusie/aanbeveling: dit kan zowel in positieve zin zijn (pamperen, te close worden) als in negatieve zin (afbekken, privacy niet respecteren). Indien dit wordt geconstateerd worden betrokkenen daarop direct aangesproken door de teamleiding (zo nodig en gewenst samen met de projectleider). Als het gedrag niet verandert, dan wordt men niet meer opgeroepen en krijgt men geen toegang meer tot de crisisopvang. Dit wordt toegevoegd aan het draaiboek.
6. Medische zorg
a. Een volgende keer De Hoed (Huisartsen Onder Eén Dak) aan de Pierebaan benutten voor het spreekuur.
Conclusie/aanbeveling: de ruimte in de sporthal is minder geschikt om spreekuur te houden. De huisarts adviseert om bij een volgende keer de vluchtelingen die hulp behoeven naar de HOED te laten komen. Daar kan ook betere dossiervorming plaatsvinden. Dit wordt toegevoegd aan het draaiboek.
b. Van tevoren concrete schriftelijke afspraken maken met de huisartsenpost en het Waterland ziekenhuis over de medische zorg.
Conclusie/aanbeveling: dit wordt toegevoegd aan het draaiboek.
7. Nazorg
Vrijwilligers en medewerkers zijn in diverse evaluatie- c.q. bedankbijeenkomsten gewezen op het punt van nazorg in het geval van psychische en/of fysieke klachten als gevolg van de crisisopvang. Indien er behoefte aan is, nu of in de toekomst, kan men een beroep doen op de gemeente. De gemeente kan dan behulpzaam zijn bij doorverwijzingen via de gebruikelijke kanalen. Speciale aandacht gaat uit naar de vrijwilligers die als tolk hebben opgetreden en vele oorlogsverhalen hebben aangehoord.
8. Positief
Alle betrokkenen hebben de saamhorigheid tijdens de crisisopvangperiode als zeer positief ervaren.