Voorstel

1. In te stemmen om de Ark (Val van Urk 7) te renoveren en te verbouwen naar een raadszaal, commissie- en fractiekamer(s) en (kantoor)ruimtes en hiertoe een investeringskrediet beschikbaar te stellen van € 1.600.000,-.
2. In te stemmen met het beschikbaar stellen van een investeringskrediet van € 240.000,- voor de aanschaf van Audio Visuele middelen ten behoeve van de ingebruikname van de Ark.
3. Er kennis van te nemen dat de bovenstaande voorstellen leiden tot een structurele verlaging van het saldo begroting voor de jaren 2027 en verder van € 66.500;
4. De financiële verwerking van dit voorstel op te nemen in de Kadernota 2024 en de daaropvolgende Begroting 2025;

Kern van het voorstel, samenvatting

Op 12 oktober 2023 heeft de gemeenteraad een voorbereidingskrediet beschikbaar gesteld van € 100.000,- voor het verder onderzoeken, uitwerken en voorbereiden van de renovatie van de Ark en om te onderzoeken of dit een geschikte huisvesting voor de raad zou kunnen zijn.

Deze onderzoeken zijn afgerond en geven een positief beeld. De gemeenteraad wordt nu gevraagd in te stemmen om de Ark te renoveren en te verbouwen naar een raadszaal, commissie- en fractiekamer(s) en (kantoor)ruimtes en hiertoe een investeringskrediet beschikbaar te stellen.

Beleidsdoelstelling / Maatschappelijk effect

Met dit voorstel wordt beoogd om drie opgaven te combineren.

1. vaste raadszaal en commissiekamer voor de gemeenteraad;
2. realiseren van extra werkplekken voor de ambtelijke organisatie en
3. verduurzaming van het eigen vastgoed;

Tekst gaat verder onder de afbeelding.

Toelichting en argumenten

1. De gemeenteraad vergadert nu ruim 2,5 jaar in een tijdelijke locatie, waarbij veel kosten worden gemaakt voor het steeds weer opbouwen van de raadszaal. Dit geeft veel technische storingen waardoor de gemeenteraad niet optimaal kan functioneren.

Bij een vaste raadszaal en commissiekamer zouden deze problemen er niet zijn. De gemeente heeft daarnaast een voorbeeldfunctie als het gaat om het duurzaam onderhouden van eigen gebouwen. De Ark is een gebouw uit 1978 dat dusdanig verouderd is, dat renovatie en verduurzaming nodig is. Met de ambities van deze gemeente en daardoor de groei van de organisatie zijn er meer (flexibele) werkplekken nodig. Met het renoveren, verduurzamen en verbouwen van de Ark naar een raadszaal, commissiekamer en (kantoor)ruimtes worden alle drie de opgaven bediend.

Sinds het raadsbesluit van 12 oktober 2023 is onderzocht op welke wijze dit gerealiseerd kan worden en wat daar voor nodig is. Nu duidelijk is op welke wijze de Ark gerenoveerd, verduurzaamd en verbouwd kan worden, kan de gemeenteraad besluiten dit traject in te zetten en een investeringskrediet daarvoor beschikbaar te stellen.

Voor het renoveren, verduurzamen en verbouwen van de Ark is een investeringskrediet nodig van € 1.600.000,-, exclusief de voorbereidingskosten. In een eerder stadium is een voorbereidingskrediet van € 100.000,- beschikbaar gesteld. Voorgesteld wordt om een aanvullend investeringskrediet van € 1.600.000,- beschikbaar te stellen. Dit investeringskrediet wordt in 40 jaar afgeschreven.

2. Daarnaast is het noodzakelijk om te investeren in Audio Visuele middelen ten behoeve van de raadszaal en de commissiekamer. Hiervoor is een investeringskrediet noodzakelijk van € 240.000,-. Dit investeringskrediet wordt in 10 jaar afgeschreven.

Verschil in begrotingen

Op basis van het eerste schetsontwerp was in juli 2023 een elementenbegroting opgesteld met een totaal bedrag van € 1.400.000,- (afgerond). Op basis van de onderzoeken die vervolgens zijn gedaan, de participatie en voortschrijdend inzicht komt de aangepaste elementenbegroting (april 2024) uit op circa € 1.600.000,- (afgerond). Het verschil is o.a. ontstaan door de volgende wijzigingen:

Dakconstructie

Dakconstructie is aangepast zodat dit voor de omwonenden zo min mogelijk schaduwwerking in hun tuin veroorzaakt. Het nieuwe ontwerp van het dak is duurder.

Verwarmingssysteem

Er is gekozen voor een bodemwarmtepomp zodat er buiten geen units geplaatst hoeven te worden waardoor de overlast naar omwonenden geminimaliseerd kan worden.

Buitenkozijnen

Er is gekozen voor aluminium kozijnen in plaats van houten kozijnen. Aluminium kozijnen zijn duurder. Onderhoud uitvoeren aan de rechterzijgevel t.h.v. de eerste verdieping is lastig door het aflopende dak in combinatie met het sedumdak. Voordeel van aluminium -ten opzichte van houten kozijnen zijn de onderhoudskosten. Houten kozijnen zullen elke 5 jaar geschilderd moeten worden. Hierdoor zullen de exploitatielasten op termijn lager zijn.

Screens

De linkerzijkant van de Ark is gelegen op de zuidwestkant. Omdat hier grotendeels de zon staat is gekozen voor automatische screens.

Audio Visuele apparatuur

Samen met de griffie heeft het college zich, mede op basis van het programma van eisen dat de gemeenteraad heeft ingediend, verdiept in de noodzakelijke AV apparatuur en installaties. Om ervoor te zorgen dat de gemeenteraad in de raadszaal en commissiekamer optimaal kan functioneren zijn investeringen in AV noodzakelijk. De huidige apparatuur kan slechts deels hergebruikt worden voor de commissiekamer. Dat betekent dat voor de raadszaal alles nieuw en compatibel met het raadsinformatiesysteem (ivm presentaties, digitaal stemmen etc) moet worden aangeschaft. De wens van de raad om zoveel mogelijk digitaal te werken, op afstand goed gevolgd te kunnen worden en toekomstbestendig te zijn, is hierin meegenomen. Het is goed om te beseffen dat AV na 10 jaar is afgeschreven en dan ook echt aan vervanging toe is. De extra kosten bedragen € 240.000,-. Met deze kosten was in de eerste raming bij het schetsontwerp geen rekening gehouden.

Het is van groot belang de AV in de aanbesteding van de installateur mee te nemen, zodat er een goede technische afstemming kan plaatsvinden op welke plekken, welke stroom- en of datakabels moeten komen. Dit voorkomt meerwerk in een later stadium.

Kanttekeningen en alternatieven

Inrichting van het gebouw

Na oplevering van het pand dient het gebouw nog ingericht te worden. Hierbij moet gedacht worden aan meubilair maar ook aan computers (indien gewenst), printers (via lease constructie), keukengerei (borden, glazen, bestek), zonwering, etc. Bij meubilair moet gedacht worden aan bijvoorbeeld werkbureaus, bureaustoelen, een vergadertafel en stoelen voor de raadszaal, een vergadertafel en stoelen voor de commissiekamer maar ook kleinere vergadertafels en stoelen voor de vergaderruimtes/ fractiekamers, stoelen voor het publiek, tafels en stoelen voor de kantine etc. De kosten voor het meubilair zijn begroot op circa EUR 125.000,- exclusief BTW.

Na een positief besluit voor het beschikbaar stellen van krediet voor de renovatie van de Ark wordt op een later moment budget aangevraagd bij de raad voor deze inrichtingskosten. Hiervoor wordt nog nader overleg gevoerd met de klankbordgroep.

Aanbestedingsrisico

Pas na de aanbesteding is de hoogte van de verbouwingskosten definitief. Deze kosten zouden hoger kunnen uitvallen, maar kunnen ook meevallen.

Risico tot grotere parkeerdruk in buurt

De Ark ligt op een centrale locatie, dichtbij winkelcentrum “De Stient”. Bij de Ark zijn binnen een loopafstand van 100 à 200 meter een behoorlijk aantal parkeerplaatsen aanwezig, welke in de avonduren beperkt gebruikt worden door omwonenden of winkelend publiek. Omdat de parkeerdruk in de buurt hoog is dient de grote parkeerplaats van de Stient gebruikt te worden voor het parkeren van auto’s. Ambtenaren, raadsleden maar ook bezoekers kunnen hun auto alleen parkeren bij de Stient. Dit moet strak nageleefd moeten worden om de parkeerdruk in de buurt niet te verhogen.

Nieuw stadskantoor (incl. raadszaal) versus de raadszaal in de Ark

Parallel aan dit raadsvoorstel loopt het vooronderzoek naar een aantal locaties voor een eventueel nieuw te bouwen stadskantoor. Dit onderzoek behelst een nieuw stadskantoor in combinatie met een raadszaal. Na een positief besluit voor de verbouwing van de Ark kan door de gemeenteraad (op een later moment) altijd nog besloten worden een eventueel toekomstig nieuw stadskantoor met of zonder raadszaal te bouwen.

Gemiddeld genomen duurt het 8-10 jaar (tussen locatieonderzoek en oplevering) voordat een nieuw stadskantoor opgeleverd kan worden. Dit is sterk afhankelijk van verschillende factoren zoals locatie (grond wel of niet in eigendom), aanwezige opstallen (wel of niet verhuurd of in gebruik), financiën etc. Als grond niet in eigendom is of als de opstallen nog verhuurd of ingebruik zijn kan het nog langer duren. De gemeenteraad heeft aangegeven niet veel langer in de PX te willen vergaderen. De Ark kan daar een oplossing voor bieden.

Het verbouwen en verduurzamen van de Ark heeft een waarde verhogend effect voor het vastgoed. Mocht de raadszaal in de toekomst in een eventueel nieuw stadskantoor gevestigd worden zijn er voldoende mogelijkheden en alternatieven voor dit pand.

Beheersen van risico’s

Het beheersen van risico’s is een belangrijk onderdeel tijdens een renovatieproject. Risico’s kunnen beheerst worden door het stellen van een realistisch budget, het opstellen van een tijdschema, het afsluiten van goede contracten, duidelijk communiceren naar alle stakeholders, professionals inschakelen, regelmatig tussentijds evalueren en het afsluiten van verzekeringen en garanties.

Financiële middelen en effecten begroting

Financiële aspecten

Voor het renoveren en verduurzamen van Ark is een totaal investeringskrediet nodig van € 1,7 mln. In een eerder stadium is een voorbereidingskrediet van € 100.000,- beschikbaar gesteld. Voorgesteld wordt om een aanvullend investeringskrediet van € 1,6 mln. beschikbaar te stellen voor het renoveren en verduurzamen van de Ark. Bij een afschrijvingstermijn van 40 jaar zorgt dit voor een extra last van € 42.500,- per jaar. Aan het voorbereidingskrediet werden nog geen afschrijvingslasten  toegerekend.

De kosten voor audio en video voor de raadszaal en de commissiekamer worden geschat op € 240.000,-.  Voorgesteld wordt om hiervoor een investeringskrediet beschikbaar te stellen. Bij een afschrijvingstermijn van 10 jaar zorgt dit voor een extra last van € 24.000,- per jaar.

Op dit moment vergadert de raad in de PX. De structurele lasten hiervan zijn begroot op ongeveer € 35.000,-. Indien de raad verhuist naar de Ark komen deze lasten te vervallen. Maar omdat de Ark op dit moment niet wordt gebruikt zijn bijna alle exploitatiebudgetten voor de Ark afgeraamd. Ingebruikname van de Ark zal leiden tot extra lasten. Omdat op dit moment niet is in te schatten wat de jaarlijkse lasten voor de vernieuwde Ark gaan worden houden we de exploitatiebudgetten neutraal.

Voorgesteld wordt

• Akkoord te gaan met het beschikbaar stellen van een aanvullend investeringskrediet van € 1.600.000 voor de renovatie en verduurzaming van het pand Val van Urk 7;
• Akkoord te gaan met het beschikbaar stellen van een investeringskrediet van € 240.000 voor de audio en video voor de raadszaal en commissiekamer;
• Er kennis van te nemen dat de bovenstaande voorstellen leiden tot een structurele verlaging van het saldo begroting voor de jaren 2027 en verder van € 66.500;
• De financiële verwerking van dit voorstel op te nemen in de Kadernota 2024 en de daaropvolgende Begroting 2025.