Het project Deimpt 7 in Volendam met de plaatsing van tijdelijke woonunits ten behoeve van de opvang van Oekraïense ontheemden is afgerond. In deze raadsinformatiebrief treft u de eindevaluatie aan van het project. In deze brief kijken we terug op het proces. Om dit te bepalen wordt teruggekeken naar het project op het gebied van Geld, Risico, Organisatie, Tijd, Informatie en Kwaliteit, het zogenaamde GROTIK.

Algemene informatie
Sinds het begin van het conflict tussen Oekraïne en Rusland zijn ongeveer 200 Oekraïense ontheemden opgevangen in de Meermin. Omdat deze opvanglocatie tijdelijk van aard was, en vanuit de Veiligheidsregio Zaanstreek-Waterland een kans bestond om tijdelijke eenheden aan te schaffen, hebben de burgemeesters destijds een besluit genomen om gezamenlijk 320 tijdelijke wooneenheden aan te schaffen. 32 hiervan heeft de gemeente Edam-Volendam aangekocht. Na een grondig locatieonderzoek kwam hierbij de Deimpt 7 in Volendam als beste uit het locatieonderzoek. De locatie ligt dichtbij voorzieningen, is in eigendom is van de gemeente, heeft nutsvoorzieningen die op de locatie aanwezig zijn en het voormalig politiebureau blokkeert het zicht van de omgeving op de wooneenheden. Hiermee werd het project om hier een gezamenlijke brandweerkazerne te realiseren voor de korpsen van Edam en Volendam tijdelijk on-hold gezet. In eerste instantie was het idee om hier alle wooneenheden te plaatsen. Uiteindelijk zijn er 20 eenheden (10 woningen) geplaatst.

Geld
Bij de aanschaf van de eenheden zijn de burgemeesters van de Veiligheidsregio op basis van toezeggingen van het Rijk meegegaan in de aanschaf van de tijdelijke eenheden. De toezeggingen van het Rijk betreffen het vergoeden van alle kosten gemaakt door de gemeente voor het aanschaffen van de eenheden doormiddel van een tweetal subsidies, te weten: De Transitievergoeding en De Normvergoeding.

De Transitievergoeding is een eenmalige vergoeding waarmee kosten worden afgedekt die eenmalig zijn in aard en niet worden afgeschreven. Denk hierbij aan de kosten voor de civiele werken. De normvergoeding is een vergoeding die de Gemeente krijgt vanuit het Rijk per opgevangen Oekraïense ontheemde. Met deze vergoeding kan de Gemeente alle bijkomende terugkerende kosten dekken. Denk hierbij bijvoorbeeld aan kost en inwoning.

De eenheden hebben in aanschaf ruim € 2,2 miljoen gekost. Deze kosten worden gedekt uit de inkomsten die de gemeente krijgt vanuit de Normvergoeding. Daarnaast heeft het bouw- en woonrijp maken van de locatie bijna €900.000,- gekost. Deze zijn bekostigd vanuit de Transitievergoeding. Daarnaast zijn niet alle eenheden ingezet voor de opvang. Omdat met de buurt is afgesproken dat slechts 10 (dubbele) eenheden op de locatie zijn geplaatst, waren er nog 12 eenheden over. Deze zijn uiteindelijk voor een bedrag van € 165.000,- verkocht.

Risico’s
Het voornaamste risico binnen dit project betrof het draagvlak. Al vroeg in het project was duidelijk dat zeer weinig tot geen draagvlak voor het plaatsen van de tijdelijke eenheden kon worden gecreëerd. Verschillende redenen zijn hiervoor aangedragen, zoals: lelijke eenheden, verkeer/parkeerdruk en vrees voor overlast. In combinatie met de reeds aangeschafte eenheden was het risico op vertraging van het project enorm. Omdat het draagvlak in de hele gemeente laag was, is gekozen om dit geen factor meer te laten zijn in de besluitvorming voor het kiezen van een locatie voor de eenheden. In plaats daarvan is geprobeerd om verschillende locaties te onderzoeken en de eenheden over de gemeente te verdelen. De Deimpt was daar de eerste locatie van.

Daarnaast is een participatietraject doorlopen, waarbij met een kleine groep vertegenwoordigers van de buurt afspraken zijn gemaakt over de hoeveelheid eenheden, beveiliging van de locatie, en een contactpersoon binnen de gemeente is aangewezen waar klachten vanuit de buurt naartoe geleid konden worden. De vertegenwoordigers hebben vervolgens de voorstellen met de buurtbewoners besproken en zijn zo uiteindelijk akkoord gegaan met de plaatsing van de eenheden (zonder bezwaar te maken).Door het in eerste instantie uitblijven van een definitieve keuze over de locatie, het intensieve participatietraject, evenals door problemen met aanleveren van ontwerpstukken, is de planning van het project uitgelopen.

Organisatie
Het project valt onder het Team Projectenbureau. Het Edam-Volendam Ruimtelijk Planproces is zoveel als mogelijk gevolgd. Dat betekent een intensieve, gecoördineerde samenwerking tussen alle disciplines van de gemeente, zowel in de voorbereidende fasen als de uitvoering.

Tijd
De deadline voor het verhuizen van de bewoners uit de Meermin was gesteld op 31 december 2024. Deze deadline was voor het plaatsen van de eenheden bij de Deimpt van ondergeschikt belang: de eenheden waren al ingekocht en moesten zo snel mogelijk een plek krijgen. De inkoop van de eenheden, die dus in productie waren en snel geleverd zouden worden, gaf met name de tijdsdruk op het project. Na levering konden de eenheden wel worden opgeslagen, maar ook de opslag kostte maandelijks geld. Ook kon de opslag niet onbeperkt voortduren. De locatie waar de units opgeslagen waren had de ruimte nodig voor andere opslag. Ook ging de kwaliteit van de units hard achteruit doordat ze niet in gebruik waren (geen onderhoud), maar wel in de buitenlucht stonden en daarmee onderhevig aan wind en regen/vocht. Uiteindelijk zijn de eenheden vanaf april 2024 geplaatst, en vanaf juli 2024 bewoond.

Informatie/participatie met de buurt
De omwonenden zijn op 13 mei 2023 uitgenodigd voor de eerste participatiebijeenkomst. Deze werd beter dan verwacht bezocht. Daarna volgde een tweede bijeenkomst, voorgezeten door de burgemeester. Daarna is de afspraak gemaakt om met een kleinere afvaardiging vervolggesprekken te hebben. Tijdens deze vervolggesprekken zijn afspraken gemaakt en vastgelegd. Als gevolg van de participatie zijn minder eenheden geplaatst dan in eerste instantie de bedoeling was. Daarnaast is er een vast contactpersoon aangesteld voor vragen en/of klachten. De omwonenden zijn voorafgaand aan het inhuizen uitgenodigd om de locatie te bekijken. De omwonenden zijn tevens uitgenodigd voor de burendag in september 2024. De projectleider heeft over het project periodiek gerapporteerd aan de teamleider, B&W en uw raad.

Kwaliteit
De gesprekken en onderhandelingen met de leverancier van de units verliepen stroef. Onder meer over het gedeclareerde meerwerk. Vanuit de Veiligheidsregio Zaanstreek-Waterland was de eis gesteld dat de ramen aan zowel de voor- als achterkant niet open mochten i.v.m. met het gasvulpunt aan de overkant van de weg. Dit betekende dat de standaard ramen die in de units zaten onvoldoende geschikt waren. Alle ramen moesten toen vervangen worden. Recent is besloten om de ramen aan de kant van de Deimpt wederom te vervangen. Dit na klachten van de bewoners over de luchtkwaliteit in de units en de binnentemperatuur in de zomermaanden. Er is een speeltuintje aangelegd en er is een extra schutting geplaatst. Verder zijn er nog aanpassingen in de keukens verricht. De bewoners van de eenheden zijn tenslotte blij dat ze een eigen plekje hebben. Recent is vanwege de hoge binnentemperatuur, tevens zonwerende folie aangebracht op de vaste ramen aan de kant van de Dijkgraaf Poschlaan.

Conclusie en leerpunten
Na de verhuizing is het project Deimpt 7 met alle intern betrokkenen geëvalueerd. De leerpunten zijn meegenomen in het project Marinapark.
Communicatie tussen alle vakadviseurs is essentieel voor een project waar zoveel afdelingen bij betrokken zijn. Mede door de leerpunten vanuit de tijdelijke eenheden op de Deimpt 7 verloopt de plaatsing van tijdelijke eenheden op het Marinapark een stuk soepeler. In dit project vindt er bijvoorbeeld overkoepelend overleg plaats waar de teamleiders van o.a. vergunningen, openbare werken en communicatie bij worden betrokken. Dit vergt meer interne capaciteit dan bij de reguliere projecten maar blijkt goed te werken.

Tot slot. Gelet op het bovenstaande kan de conclusie worden getrokken dat het project uiteindelijk succesvol is afgerond.