In de beginfase van een bedrijf is het volkomen logisch: de oprichter of een van de eerste medewerkers neemt de HR-taken op zich. Sollicitatiegesprekken, contracten, het beantwoorden van vragen; het gebeurt er allemaal ‘even bij’. Deze informele aanpak werkt prima als het team klein is. Maar naarmate de organisatie groeit, ontstaan er barsten in dit model. De ad-hocbenadering wordt een rem op de groei in plaats van een facilitator.

Het moment waarop founder-led HR niet meer volstaat, is een kritieke mijlpaal voor elke scale-up. Het is het punt waarop de noodzaak voor een gestructureerde people en culture-functie onvermijdelijk wordt.

De breekpunten van doe-het-zelf HR

De overgang van een informele naar een professionele aanpak wordt vaak ingegeven door concrete groeipijnen. Deze signalen zijn voor veel managers en oprichters herkenbaar. De dagelijkse operatie slokt alle tijd op, terwijl de fundamenten voor een schaalbare organisatie over het hoofd worden gezien. Vaak is het een combinatie van factoren die aangeeft dat de grens is bereikt.

Typische knelpunten die ontstaan bij een groei van rond de 50 medewerkers zijn:

• Recruitment wordt een bottleneck: Het vinden en aannemen van talent is een continu en tijdrovend proces geworden, zonder een duidelijke strategie of efficiënt proces.
• De bedrijfscultuur verwatert: De oorspronkelijke waarden en de teamdynamiek zijn moeilijk vast te houden wanneer er in korte tijd veel nieuwe mensen bijkomen.
• Processen ontbreken: Zaken als onboarding, functioneringsgesprekken en ontwikkelingsplannen zijn inconsistent of helemaal niet aanwezig, wat leidt tot onduidelijkheid en frustratie.
• Leiderschap wordt uitgedaagd: Teamleiders en managers zijn vaak doorgegroeid vanuit een operationele rol en missen de ervaring om hun teams effectief te begeleiden.
• Juridische en administratieve risico’s nemen toe: Met meer medewerkers groeit de complexiteit rondom contracten, regelgeving en verzuim, waardoor de kans op kostbare fouten toeneemt.

De volgende stap: het professionaliseren van people en culture

Wanneer deze breekpunten zichtbaar worden, is het tijd om de people-functie te professionaliseren. Dit gaat verder dan alleen het op orde brengen van de administratie. Een volwassen people-aanpak zorgt voor een strategie die de groei van het bedrijf ondersteunt. Het verbindt de bedrijfsdoelen met de ontwikkeling van talent, het bouwen van een sterke cultuur en het inrichten van heldere processen. Hiermee wordt een fundament gelegd waarop de organisatie verder kan bouwen.

Het bepalen van de juiste people strategie en de prioriteiten voor de komende periode is een belangrijke eerste stap. Het is verstandig om hiervoor extern en objectief HR advies in te winnen. Een ervaren expert kan helpen de belangrijkste knelpunten te identificeren en een praktische routekaart voor de toekomst op te stellen.

Vaste kracht, interim of fractional: de juiste expertise op het juiste moment

Als de strategie helder is, volgt de vraag hoe je de benodigde expertise organiseert. Een fulltime People en Culture Manager aannemen is een optie, maar voor veel scale-ups is dat niet direct de meest logische of flexibele oplossing. Er zijn verschillende modellen denkbaar, elk met eigen voordelen.

Een vaste People Partner aannemen

Een vaste professional in dienst nemen zorgt voor continuïteit en diepgaande kennis van de organisatie. Deze persoon kan de cultuur van binnenuit bewaken en een langetermijnvisie ontwikkelen. De keerzijde is dat dit een aanzienlijke vaste kostenpost is en dat het vinden van de juiste generalist met een strategisch profiel een uitdaging kan zijn.

Flexibele ondersteuning met een fractional model

Een fractional People Partner biedt een flexibeler alternatief. Hierbij huur je een senior expert in voor een vast aantal uren per week of maand. Dit geeft toegang tot strategische kennis en ervaring die je nog niet fulltime nodig hebt, maar wel essentieel is voor de fase waarin het bedrijf zich bevindt. Het is een kostenefficiënte manier om de people-functie te professionaliseren zonder direct een zware overhead te creëren.

Specifieke projecten of overbrugging met een interim-professional

Soms is de behoefte heel specifiek of tijdelijk. Denk aan het implementeren van nieuwe HR-software, het opzetten van een performancemanagementcyclus, of het tijdelijk vervangen van een manager tijdens zwangerschapsverlof. In zulke gevallen biedt een HR interim uitkomst. Deze professional brengt specialistische kennis mee om een project van begin tot eind te leiden en zorgt voor snelle resultaten zonder langdurige verplichting.

Een fundament voor duurzame groei

De keuze voor de juiste invulling van de people-functie hangt af van de fase, de ambities en de specifieke uitdagingen van de organisatie. Of het nu gaat om een vaste kracht, een fractional partner of een interim-specialist, de investering in een professionele people-aanpak is cruciaal. Het stelt een scale-up in staat om niet alleen snel, maar ook duurzaam en gezond te groeien, met een team dat betrokken, gemotiveerd en klaar voor de toekomst is.